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Artsoft

Manual

ARTSOFT Certified Specialist

Gestão Comercial

INDÍCE

Introdução
- Processos
  - 1. Rateio
  - 1. Controlo de encomendas de fornecedores
  - 1. Faturação automática
  - 1. Gestão de adiantamentos
  - 1. Follow-up de documentos
  - 1. Retenção na fonte
  - 1. Paletização...................................................................................
  - 1. Custos extra
  - 1. Regularização de lançamentos com tipos de IVA diferentes
- Contas correntes
  - 1. Aprovação de contas correntes
  - 1. Automatização de pagamentos a fornecedores
- Vendedores
  - 1. Configuração
  - 1. Utilização
- Configurações gerais e regras de Documentos
  - 1. Regras de documentos
  - 1. Regras de Terceiros
  - 1. Regras de Artigos............................................................................
  - 1. Diversos
  - 1. Alertas
  - 1. Resumos de documentos
  - 1. Agrupamento de documentos
  - 1. Arquivo Eletrónico de documentos
- 1. Pesquisa de centros de custo ordenável
Artigos
- 1. Stocks mínimos, máximos e de aprovisionamento
- 1. Artigos sem controlos especiais com localização
- 1. Consulta de agregação e localização no controlo de artigos
- 1. Deslocalização de artigos
- 1. Localização por armazém
- 1. Movimentação de artigos relacionados
Extratos de documentos
- 1. Extrato por movimentos de valor

Introdução

Este manual tem como objetivo a partilha de conhecimento sobre a aplicação
ARTSOFT no que se refere ao módulo de Gestão Comercial. Serão apresentadas
funcionalidades e configurações de documentos, artigos, contas correntes, vendedores e
integração contabilística, bem como outras funcionalidades gerais da aplicação.

Processos

Neste tópico vamos abordar os processos de gestão comercial avançados.

1. Rateio

Este processo, normalmente, é utilizado para que a empresa, , rastreie os vários
registos documentais, assim como, as ações dos vários intervenientes nos processos da
empresa que estão condicionados à aprovação, por responsáveis, de acordo com os circuitos
previamente definidos.
Deste modo, a funcionalidade permite uma maior transparência de funcionamento,
o total controlo sobre o tratamento documental, garante o cumprimento de regras, promove
a desburocratização, evita a utilização de papel e reduz os custos.
Como principais beneficios podemos apontar:

Possibilidade de efetuar encomendas de mercadorias a fornecedores, através da
lista de mercadorias não satisfeitas em encomendas dos seus clientes
relacionando-as.
Cativação dos artigos encomendados por clientes,garantindo que após a receção
da mercadoria do fornecedor, esta só pode ser entregue para quem estava
reservada
Informação sobre o processo de encomenda de cliente para a encomenda a
fornecedor, receção de mercadoria e expedição para clientes (a quem foi
entregue a mercadoria vinda de, e a quem foi comprada a mercadoria vendida a)

1.1. Configuração
Para configurarmos este processo temos de parametrizar artigos e documentos.

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Registo de artigo
Na ficha do artigo deve ativar o controlo ‘Ligação entre encomenda de cli. e forn’.

Para configurar os artigos, estes não podem ter movimentos efetuados, caso
contrário a opção não estará disponível.

Encomenda de cliente
Na configuração dos documentos de encomenda de clientes, deve ativar as seguintes
regras:

Série movimenta previsões stocks
Série de documentos pendentes;
Série cativa stock;

Nas regras de artigos na configuração da série deve ativar a opção.

Ligação entre encomendas de clientes e fornecedores

Encomenda de fornecedor
Neste documento,deve ativar nas regras de artigos ‘ligação entre encomendas de
clientes e fornecedores’.

Nas regras de controlo da série #1 deve ativar as seguintes opções:

Série de documentos pendentes
Série movimenta previsões stocks

Armazéns
Os armazéns devem estar configurados para não permitir stock a negativo.

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1.2. Utilização
Ao elaborar a encomenda de cliente, se não existir stock do artigo, este irá ficar
pendente de encomenda a fornecedor.

O Gestor de Compras elaborará a encomenda a fornecedor, para saber quais os
artigos a encomendar, deve utilizar a tecla F4 para visualizar as encomendas a clientes que
não têm stock.

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Outra opção é nas linhas dos lançamentos inserir o código do artigo e na coluna
quantidade pressionar na tecla ‘/’ para aceder à janela das encomendas pendentes.
Após selecionar o(s) lançamento(s) a regularizar deve concluir o lançamento e o
documento.

Na encomenda de cliente, a informação da encomenda ficará atualizada.

De seguida pode dar entrada da fatura do fornecedor. Aqui será realizada a
regularização do lançamento proveniente do documento de encomendas a fornecedores e a
associação à encomenda do cliente respetiva, com o respetivo rateio, caso o fornecedor não
tenha fornecido todas as quantidades encomendadas.
Ao selecionar a linha de lançamento pendente do fornecedor, surgirá uma janela
com as encomendas de clientes associadas, para marcar quais as que serão para fornecer.
Se o fornecedor fornecer todas as quantidades encomendadas, pode marcar todos os

lançamentos. Caso contrário, terá de efetuar o rateio, ou seja, tendo em conta as
quantidades fornecidas pelo fornecedor indicará para que clientes serão fornecidas essas
quantidades.

A nível de workflow de documentos, poderá consultar as relações existentes.

As encomendas de clientes ficarão também atualizadas com a informação de que a
mercadoria já chegou e podem ser faturadas.

O processo de faturação da encomenda de clientes é o normal no ARTSOFT.

2. Controlo de encomendas de fornecedores

Com este controlo pretende-se automatizar a recolha de informação sobre os artigos
com a possibilidade de ruptura de stock e a elaboração de encomendas a fornecedores.
Esta funcionalidade necessita que:

Artigos no ARTSOFT tenham os stocks mínimos preenchidos por armazém e
negociações com fornecedores (com preços preenchidos, de preferência);
Existirem séries de encomendas a fornecedores nacionais, intra e
extracomunitários;
Existirem critérios de recolha de encomendas.
Definição de quem é informado sobre a ruptura de stocks;

2.1. Configuração
Artigos

Definição de stocks mínimos
No separador específicos, no campo de stock mínimo, deve ser colocado o stock
mínimo para cada um dos artigos.

Automatização de encomendas na ficha de artigo.
Na ficha de artigo, no separador ‘Específicos -> Configurações específicas’ pode
configurar:
Condição de Recolha – Neste campo selecione uma das fórmulas de recolha
existentes na tabela ‘Condições de Recolha’, para usar no Controlo de Encomendas
Automáticas e no Controlo de Ordens de Produção;
Sugestão p/ Enc. - Neste campo selecione uma tabela de Sugestão de Encomendas,
para usar no Controlo de Encomendas Automáticas e no Controlo de Ordens de
Produção;
Qtd. Enc. Automática – No caso de se efetuar uma encomenda automática, este
campo indica a quantidade a encomendar. Este campo só está disponível quando não
é definida uma ‘Tabela de Sugestão p/Enc’.

Na automatização de encomendas, podem ser atribuídas fórmulas de recolha com a
utilização de carateres. Ao premir simultaneamente as teclas 'Shift' e '?' é possível consultar
a descrição de cada variável:

Caso de uso: Se na primeira coluna da fórmula for inserido: 'A+D', na segunda for selecionado
o operador '<' e na terceira for inserido 'B+E', a fórmula a ser aplicada será: A+D < B+E, o
que representará: Stock Efetivo + Encomendas a Fornecedores < Encomendas cativas +
Encomendas de Clientes.

Na sugestão de encomendas, também podem ser aplicadas fórmulas, como por
exemplo: Stock Minimo (F) – Stock Disponivel (C) + Encomendas Clientes (E):
Fórmula: F – C + E

Definição de negociação de fornecedores
Na ficha de artigo, no separador geral, na opção de negociações com fornecedores,
devem-se definir quais os fornecedores a quem se podem adquirir os produtos, e
desejavelmente qual o preço de compra estimado.

No mínimo terá de configurar o nº de fornecedores na criação de uma negociação.
No entanto, quanto mais completa estiver a negociação, melhor preenchida será a
encomenda a fornecedores.

Configuração da tabela de canais de alerta
Com a definição dos alertas, no menu ‘Configurações -> Tabelas Diversas -> Canais
de Alerta’ , os utilizadores podem receber avisos no ARTSOFT com essa informação.

No registo de utilizadores, deve-se associar a tabela de canais de alerta ao utilizador
que se pretende que receba os respetivos avisos, em ‘Registo de Utilizadores -> Permissões
na Empresa -> Lista Alerta’.

2.2. Utilização
Rotina de controlo de encomendas de fornecedores
Para efetuar uma análise dos artigos que estão com as existências reais abaixo do
stock mínimo, pode-se usar a rotina de controlo de encomendas.
Em ‘Gestão Comercial -> Documentos -> Processamento de documentos ->
Processamento de Encomendas Fornecedor’. Aqui deve-se escolher qual o tipo de série de
encomendas a fornecedores a elaborar.

Após esta definição, aparece o quadro abaixo para efectuar o filtro das encomendas
a fornecedores.

Filtros da recolha de artigos, na ordens de encomenda:
Os campos ‘Fornecedor’, ‘Artigo inicial’ e ‘Artigo Final’ permitem efetuar uma
consulta sintética de terceiros ou uma consulta sintética de artigos, respectivamente.
Tipo de condição a aplicar: ‘Registo’, ‘Manual’ ou ‘A Definir":

Registo - O ARTSOFT aplica as condições definidas no separador ‘Configurações
Específicas’ do Registo de Artigo;
Manual - O utilizador seleciona, manualmente, as condições a aplicar;
A Definir - O utilizador insere o método de recolha a aplicar. Os métodos são
definidos na Tabela de Sugestão de Encomendas.

Na área ‘Quantidade a Encomendar’ , pode selecionar o modo como a recolha da
quantidade encomendada deverá ser feita. Para isso, o ARTSOFT oferece 5 opções
distintas:

Registo - A quantidade a encomendar será proveniente da Tabela de Sugestão de
Encomendas definida no separador ‘Configurações Específicas’ do Registo de Artigo.
Se a tabela não estiver definida no registo, a quantidade a encomendar será a que
constar do campo ‘Qtd. Enc. Automática’ do mesmo separador;
Stock Máximo - A quantidade a encomendar será a definida no campo "Stock Máximo",
no separador "Configurações Específicas" do Registo de Artigo;
Stock Aprovisionamento - A quantidade a encomendar será a definida no campo ‘Stock
de Aprovisionamento’, no separador ‘Configurações Específicas’ do Registo de Artigo;

Stock Mínimo - A quantidade a encomendar será a definida no campo ‘Stock Mínimo’,
no separador ‘Configurações Específicas’ do Registo de Artigo;
A definir - Ao selecionar esta opção será apresentado o campo Fórmula, onde poderá
selecionar uma das fórmulas definidas na Tabela de Sugestão de Encomendas, no
campo ‘Fórmula’.

Após a recolha com os critérios definidos, deve-se marcar os artigos a encomendar a
fornecedor, escolhendo o fornecedor mais adequado, podendo ser alteradas as quantidades
a encomendar. Finalmente, deve-se usar a opção ‘Gerar documentos’ para efetuar as
encomendas a fornecedores.

3. Faturação automática

A opção de faturação automática permite elaborar documentos a partir de outros
existentes, com alguns filtros e automatismos.

3.1. Configuração de tabela
Na tabela de configuração de documentos ( ‘Configurações –> Tabelas da Gestão
Comercial –> Documentos –> Diversos-> Configuração de Faturação Automática’ ), é
necessário criar a tabela de faturação automática a usar, com as regras e filtros já pré-
definidos.

Podem ser criadas várias tabelas para faturação automática, cada uma com os seus
documentos e as suas particularidades.

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Na opção ‘código’ insere-se qual o nome da tabela que estamos a criar. Deve ser um
nome que traduza a ação que iremos automatizar.
Na opção de ‘documentos base’ é necessário preencher:
Série(s) de origem – pode ser definida uma ou várias séries de documentos como
origem dos lançamentos;
Série de destino – qual a série de documentos que irá receber os lançamentos dos
documentos de origem;
Clientes – lista de clientes cujos documentos irão ser utilizados para o agrupamento
de documentos. Pode ser usado o separador ‘:’ (dois pontos) para designar um
intervalo de clientes, e o separador ‘;’ (ponto e vírgula) para designar clientes
individuais;
Tabela – tabela de listas de documentos definida na lista de documentos para análise
financeira (irá usar como origem os documentos associados à tabela);

Zona – pode ser usada como filtro a zona associada aos clientes, para a faturação;
Tipo – pode ser usado como filtro o tipo de clientes associado aos clientes, para a
facturação automática;
Vendedor – pode ser usado como filtro o vendedor associado aos clientes, para a
facturação automática;
Nº de cliente ou data – a escolher qual é o filtro que se pretende usar, se é por cliente
inicial e final, ou por data inicial e final.

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Na opção ‘Marcas de clientes’ pode ser preenchida qual a marca ou marcas que irão
servir de filtro para a faturação automática.
Na opção ‘Ação’, deve ser escolhida qual a opção pretendida para a facturação
automática:
Regularizar – serão incluídos os documentos com movimentos por regularizar e estes
deixarão de ficar pendentes;
Pendentes – serão incluídos os documentos com movimentos por regularizar, mas os
documentos origem continuarão a ficar pendentes;
Imprimir documentos – após a geração dos documentos destino, estes serão impressos;
Agrupar documentos de origem num único documento – apenas elabora um
documento, quando os terceiros dos documentos de origem forem os mesmos,
colocando os lançamentos num único documento;
Só incluir documentos se integralmente satisfeitos – só irá regularizar os lançamentos
dos documentos cujo conteúdo seja integralmente satisfeito – existência de stock dos
artigos a movimentar.

3.2. Elaboração de documentos
Para utilizar a opção de faturação automática, deve ser usada a automatização
disponível em ‘Gestão Comercial -> Documentos -> Processamento de Documentos ->
Facturação Automática’. Pode escolher qual a tabela que pretende usar para a faturação
automática.

Esta irá exibir todas as opções já pré-configuradas na tabela.

Consoante as opções escolhidas anteriormente, serão gerados os respetivos
documentos.

4. Gestão de adiantamentos

Na versão atual do ARTSOFT o controlo de adiantamentos de clientes ou a
fornecedores é efetuado a nível das contas correntes. Assim, no extrato consolidado do
terceiro, o gestor tem uma ideia clara dos valores por liquidar que já foram adiantados
(recebidos).

4.1. Configuração
Para que o processo de adiantamentos funcione corretamente será necessária a
configuração de três séries de documentos distintas:

Fatura Adiantamento
Documento certificado como FT

Regras:

Não movimenta stock
Série de adiantamentos, esta regra só fica disponível após a criação do
documento.
Integrar na conta corrente

Parametrização Adicional:
Poder-se-á criar um artigo específico para lançar os adiantamentos e restringir a
série ao mesmo.

Para um artigo genérico que pode ser utilizado em qualquer adiantamento, deve ter
as seguintes parametrizações:

Não controla stock
Não movimenta CMVMC
Não calcula CMP
Categoria fiscal = Outros

Ao documento em questão poder-se-á associar uma tabela de meios de pagamento a
fim de regularizar a fatura de adiantamento de imediato, ao nível da conta corrente.
Caso não tenha meios de pagamento associados, deverá ser liquidada através de um
lançamento a crédito (B***) na conta corrente.

Nota de Crédito para regularização do adiantamento

Documento certificado e classificado como NC
Série do tipo retificação (regularização)
Opção ‘Série de adiantamento’ na regra de controlo da série #1
A integrar na conta corrente.

Fatura

Documento certificado e classificado como FT
A integrar na conta corrente
‘Série de N/Crédito de adiantamento’ na configuração da ‘Integração
contabilística’, onde deverá ser associado o código do documento criado
anteriormente.

Alerta para adiantamentos pendentes
Por forma a evitar que o utilizador se esqueça de associar os adiantamentos às
respetivas faturas, na elaboração de documentos é emitido um aviso se existirem
documentos de adiantamento pendentes de regularização.
No entanto, é necessário ativar nas regras de controlo da série #1, ‘Alerta
documentos adiantamentos em aberto’ para que a mensagem de aviso apareça ao utilizador.

4.2. Utilização
Elaborar o documento ‘Fatura adiantamento’, neste documento poderá ser utilizado
o código do artigo específico definido na parametrização adicional, ou um código de artigo
específico para lançamento do adiantamento, se o documento não tiver a parametrização
de restrição de artigos.

Esta fatura poderá ser logo liquidada através de meios de pagamento ou diretamente
na conta corrente.
Ao elaborar uma fatura para o mesmo terceiro, após a assinatura documento é
disponibilizada, no cabeçalho, a opção para regularização do adiantamento, caso o
documento não tenha a regra de aviso de documentos em aberto.

Se o documento tiver essa regra ativa, ao assinar o documento o utilizador visualizará
uma notificação com essa informação.

O ícone apresentado permite aceder aos adiantamentos do terceiro após o
encerramento do documento e sempre que se aceda aos documentos com parametrizações
que permitem efetuar a gestão de adiantamentos.

Nos ‘Adiantamentos disponíveis’ aparecerem as ‘Faturas Adiantamento’ efetuadas
que ainda não foram relacionadas com nenhuma fatura.
Para as relacionar, basta selecioná-las, sendo que, caso haja mais que uma fatura de
adiantamento só poderá relacionar uma de cada vez.
Caso queira alterar o valor a relacionar deverá carregar na tecla de espaços após
selecionar a fatura. Ao pressionar o botão ‘OK’, será gerada uma nota de crédito no valor
do adiantamento relacionado, sendo que essa nota de crédito ficará logo relacionada à
fatura em questão, ao nível da conta corrente.
No quadro de ‘Adiantamentos Relacionados’ poderá ver todos os adiantamentos
relacionados com a fatura em questão e anular o relacionamento dos mesmos sendo que,
para esse efeito, deverá selecionar o adiantamento que pretende anular do relacionamento
com a fatura e ser-lhe-á solicitado o motivo de anulação que será tido em conta para anular
a nota de crédito.
Após clicar em ‘OK’, a nota de crédito ficará anulada e deixará de estar relacionada
com a fatura e a conta corrente ficará regularizada.
No separador ‘Informação’ poderá consultar todo o workflow do documento.

Se pretender a efetuar a consulta do documento em aberto, basta consulta o extrato
disponível no separador de ‘Clientes’, no botão ‘C. Corrente’ na opção ‘Documentos
cc/adiantamentos’, para ter a informação dos adiantamentos ainda por relacionar.

5. Follow-up de documentos

A opção de follow-up de documentos serve para definir processos dentro da empresa
para um único documento, que precisa de várias aprovações ou pessoas dentro da empresa,
antes de avançar para a próxima etapa, quer seja para ser regularizado por outro documento
(ex: uma encomenda seguir um processo de aprovação, até estar aprovada para ser
faturada), para ser paga ou para ser relacionada a nível de contas correntes.

5.1. Configuração
Para definir a configuração do circuito de aprovação dos documentos, aconselha-se
primeiro o desenho do processo em papel ou noutro formato, para conseguir verificar todas
as ligações entre os intervenientes e só depois passar o mesmo para o ARTSOFT.

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Torna-se assim necessário identificar os seguintes elementos:

Estados de follow-up;
Utilizadores que intervêm nos estados;
Fluxo de informação entre os estados;
Notificações do follow-up;
Quais os documentos onde os circuitos irão ser usados.
De forma a que os conceitos sejam mais perceptíveis, vai-se utilizar um exemplo de
aplicação prática:
A empresa ABC pretende controlar o processo de encomenda a fornecedor dentro da
sua organização. O processo está identificado da seguinte forma:

Todos os utilizadores afetos à gestão de armazém podem efetuar o documento de
pedido de encomenda a fornecedores (utilizadores Joaquim e Manuel);
O gestor de compras (utilizador António) tem como função avaliar os pedidos de
encomenda a fornecedores introduzidos, validar os mesmos, encomendando os
produtos sugeridos de seguida;
Caso as encomendas colocadas sejam de um valor superior a 100 euros, estas devem
passar primeiro pelo Director Financeiro (utilizador João) para fazer a sua validação
e só depois é que são encaminhadas para o gestor de compras, para aprovação.

Identificação dos estados de follow-up
Neste passo devem-se identificar os estados pelos quais o documento irá passar até
à sua aprovação. Pela descrição, os estados serão os seguintes:

Elaboração de encomenda a fornecedor;
Aprovação pelo gestor de compras;
Aprovação pelo director financeiro.

Identificação dos utilizadores dentro de cada estado
Pela descrição, os utilizadores associados a cada estado serão:

Descrição Utilizadores
Elaboração de documentos Joaquim e Manuel
Aprovação Gestor de Compras Antonio
Aprovação Financeira João

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Relações entre os estados (fluxo de informação)
Os utilizadores elaboram os documentos e enviam os mesmos para aprovação. Se o
valor for inferior a 100 euros, os documentos serão rececionados pelo gestor de compras,
que receberá uma notificação e executará uma das seguintes tarefas - aprovar ou reprovar.
Para simplificação do processo, iremos considerar que se forem reprovados, o documento é
anulado.
Se o valor for igual ou superior a 100 euros, os documentos serão rececionados
primeiro pelo director financeiro. Se este os aprovar, enviará os mesmos para o gestor de
compras, para aprovação. Se não os aprovar, para simplificação do processo, iremos
considerar que o documento é anulado.

Notificações dos follow-up
O follow-up de documentos passou a emitir notificações para os utilizadores
definidos no circuito de aprovação. Assim, na tabela de configuração de notificações para
follow-up de documentos (menu ‘ Configurações -> Tabelas Diversas -> Notificações de
Eventos ’), deve estar ativa o tipo de notificação (‘Follow-up Documentos’) e indicado o
utilizador de destino. No circuito documental, deve-se associar a notificação ao estado de
follow-up pretendido.

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Se for pretendido que esta notificação seja para diversos utilizadores, no quadro
‘Destino’ deve introduzir o nome dos utilizadores em maiúsculas, separados por ponto e
vírgula.

Documentos a usar
Para simplificação do processo, iremos utilizar apenas um único documento, a
encomenda a fornecedor. Irá proceder-se agora à definição e parametrização dos processos
acima mencionados.

5.2. Parametrização do exemplo apresentado
1ª Fase - Criação da zona de circuito documental
No ARTSOFT, o primeiro passo passa por definir a zona de circuito documental.
Significa que se os utilizadores e estados a criar estiverem envolvidos em mais processos de
follow-up, pode ser criada uma zona comum, sendo que os estados criados poderão ser
reutilizados para a criação dos diversos circuitos.
Para definir qual a zona de circuito documental, deve escolher-se a opção ‘Estados
de follow-up de documentos’ em ‘Configurações -> Tabelas da Gestão Comercial ->
Documentos -> Diversos - > Follow-up /circuitos de aprovação’. Como o processo é de
fornecedores, será criada uma nova zona.

Na janela ‘Circuito Documental’ prima o botão ‘Inserir Novo Registo’, para definir
um novo circuito de aprovação ou, em alternativa, faça duplo clique sobre a primeira linha
em branco da grelha.

2ª Fase - Criação dos estados
O passo seguinte é a definição dos estados identificados, usando o botão disponível
na barra lateral direita.
Deve-se inserir o código (que é sequencial, identifica inequivocamente o estado que
estamos a criar dentro da zona), a descrição do estado e os utilizadores afetos ao estado. E
verificar se qualquer das três opções disponíveis se aplicam:

Permite regularização de lançamentos: permite regularizar lançamentos em

documentos ainda não aprovados;

Estado automático: não permite que o utilizador transfira o documento para este
estado. Terá de ser a aplicação a fazê-lo automaticamente, através de mecanismos

internos suportados em plugins ou pelo EDI ( Eletronic Data Interchange );

Fim circuito (rejeitado): este estado retira o documento do circuito de follow-up,
considerando-o como rejeitado. Tem um comportamento semelhante ao estado
‘Follow-up’, apesar deste ser um estado fixo e que termina o circuito considerando

o documento aprovado.

Após a criação de todos os estados, a aparência será semelhante à imagem abaixo.

Nota: Não se incluiu um estado para os utilizadores Joaquim e Manuel de elaboração dos
documentos, pois estes limitam-se a elaborar os documentos e a enviar para aprovação.
Caso seja desejável que estes recebam o feedback, quer do gestor de compras quer do
financeiro, pode-se criar o estado e efetuar as devidas ligações. Para simplificação do
circuito, estas interações não foram incluídas.

3ª Fase - Notificações
No momento da criação do estado do follow-up, se o utilizador pretender associar
uma notificação para que o responsável do processo seja alertado, deve inserir no campo
‘Notificação’ a notificação de eventos criada para o evento.

4ª Fase - Relações entre os estados

De forma a criar o relacionamento entre os estados, estes devem ser arrastados da
opção da direita para a esquerda, posicionando-se no estado de origem e, com o botão do
lado esquerdo do rato pressionado, arrastar até ao estado de destino.
Outra forma existente para efetuar o relacionamento entre os estados, será clicar
com o botão direito do rato em cima do estado e utilizar a opção ‘Adicionar ligações’.

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No campo entrada introduzimos o estado inicial para a ligação que estamos a criar e
no campo saída o estado final da ligação.
Para o exemplo da ligação entre o estado 2 – Aprovação Financeira e o estado 1 –
Aprovação - Gestor de compras, a configuração a efetuar seria conforme a imagem abaixo:

Se a ligação fosse bidirecional, iria ficar com uma seta dupla. Nesse caso, para ativar
a bidirecionalidade, deve selecionar a ligação com o botão do lado direito do rato e ativar
a opção ‘Ligação duplo sentido’.

No exemplo indicado:

Se o valor for inferior a 100 euros, os documentos serão rececionados pelo gestor
de compras e aprovados ou reprovados;
Se o valor for igual ou superior a 100 euros, os documentos serão rececionados
primeiro pelo diretor financeiro. Se este os aprovar, enviará os mesmos para o
gestor de compras, para aprovação.
Sendo assim, a ligação será do Gestor de Compras para o final do processo e da
Aprovação financeira para o Gestor de Compras, que continuará o processo.

Para concluir a definição deste circuito de aprovação, deve-se selecionar o botão
‘Gravar’ existente na barra de ferramentas da janela, atribuindo um nome ao circuito.

5ª Fase - Associação a documentos
Para associar o circuito criado à encomenda a fornecedor, deve-se editar a
parametrização do documento em ‘Configurações -> Tabelas da Gestão Comercial ->
Documentos –> Configuração de séries -> Séries de documentos’ , selecionando de seguida a
série de documento pretendida. Na configuração da série, selecionar a opção ‘Workflow’ e
no campo ‘Configuração de workflow’ clicar em “...”

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No ecrã de associação, deve escolher a zona criada nos passos anteriores, definir no
campo ‘A partir de’, qual será o circuito e o estado inicial da aprovação de documentos.
No exemplo apresentado, caso o valor da encomenda fosse inferior a 100 euros, o
primeiro estado de aprovação seria o Gestor de Compras. Caso o valor da encomenda fosse
superior a 100 euros, o primeiro estado de aprovação seria a ‘Aprovação financeira’.
Significa que consoante o montante da encomenda, o primeiro destinatário do
circuito pode ser diferente. No limite, poderemos associar diferentes circuitos de aprovação
(e não só estados) consoante os valores totais do documento elaborado.

6ª Fase - Associação a utilizadores
Os utilizadores envolvidos no circuito de aprovação de documentos deverão ter no
respetivo registo de utilizador, separador ‘Configuração na Empresa -> Controlo de
visualização das barras laterais’, a opção de ‘Follow-up de documentos’ ativa.

Ao nível de permissões de utilizador, deve-se ter o acesso ao módulo e o acesso aos
respetivos documentos com a respetiva permissão de ‘Aprovação de Documentos’.

Relativamente às notificações parametrizadas dos utilizadores responsáveis pelo o
estado de follow-up que têm essa parametrização, também ~e necessário ativar a opção
‘Notificações’, no registo do utilizador em ‘Configuração na Empresa -> Controlo de
visualização das barras laterais’.

De modo a ativar a visualização das barras laterais, os utilizadores devem aceder à
opção ‘Ajuda -> Ver’ e ativar as opções ‘Barra de Follow-up’ e ‘Barra de notificação’.

5.3. Utilização
Para mostrar a utilização, será utilizada a configuração apresentada nos pontos
anteriores. O utilizador Joaquim inseriu uma encomenda a fornecedores, ao terminar o
documento, é apresentada a mensagem abaixo.

Após esta confirmação, tendo em conta que o valor do documento é inferior a 100
euros, os utilizadores pertencentes ao grupo Gestor de Compras (no exemplo o utilizador
António) recebem na janela de notificações, uma notificação e na janela de follow-up, o
documento para analisar e aprovar.

Para consultar o documento e aprovar ou anular o mesmo, o utilizador deverá dar
duplo clique no documento após analisar e tomar a decisão, carregando no botão ‘Follow-
up’.

Em alternativa, poderá obter, de forma resumida, informação semelhante, acedendo
ao separador ‘Follow-up’ do documento, no separador ‘Informação’. Para as notificações,
aceder a ‘Empresa -> Notificações’ , sendo que o utilizador necessita que ter permissões
para tal.

Nota: Note que neste cenário apenas consideramos um nível de aprovação, no entanto,
diferentes níveis podem ser estabelecidos, com diferentes interlocutores. Compete à
empresa implementar o circuito de aprovações mais adequado à sua realidade.

5.4. Botão de comunicação à AT no ecrã de aprovação de documentos
Por forma a agilizar o processo de comunicação de documentos de transporte à AT,
quando o circuito documental contempla um processo de follow-up, foi disponibilizado o
ícone ‘AT’ no ecrã de follow-up de documentos.
Este ecrã está disponível ao selecionar o documento a partir da barra lateral no
separador ‘Follow-up’.
Desta forma, se o utilizador que procede à comunicação dos documentos for o mesmo
que os valida na última fase do circuito de follow-up, não terá de sair desse ecrã e ir ao
ecrã de documentos selecionar a série e o número de documento que acabou de aprovar.

6. Retenção na fonte

Esta configuração permitirá efetuar documentos com retenção na fonte, possibilitará
também a recolha de valores para os modelos 10 e 39 e o envio do conteúdo das retenções
na fonte na seção do SAF-T própria para esse efeito.

6.1. Artigos
Artigos sujeitos a retenção na fonte
Consideram-se artigos sujeitos a retenção os artigos a movimentar nas faturas. Às
configurações comuns dos artigos deve adiconar as seguintes parametrizações:

No quadro ‘Relação com outros artigos’, no separador ‘Geral’, associar a opção
‘Retenção na Fonte’ no campo ‘Tipo de movimento’;
Se a empresa efetuar integrações contabilísticas, deve parametrizar o quadro
‘Classificação contabilística’, selecionando o ‘Tipo Artigo’;
Este artigo tem de ter uma taxa de IVA definida no campo ‘Tabela de Imposto’.

Artigos de retenção na fonte
Os artigos de retenção na fonte são os que irão realizar o cálculo do valor do
imposto a reter, serão movimentados automaticamente pelos artigos sujeitos a retenção
na fonte. Deve obedecer às seguintes parametrizações:

Não podem controlar stock;
Não calcula CMVMC e CMP;

No quadro ‘Geral -> Retenção na fonte’ , preencher os campos associados imposto,
código (de acordo com o imposto associado e proveniente da tabela de códigos de
rendimentos das tabelas gerais de recursos humanos) e a categoria de rendimentos que está
associada aos dois campos anteriores. Estes 3 campos têm de estar preenchidos, caso
contrário não irá surgir no Modelo 10;

Se a empresa efetuar a integração contabilística, deve parametrizar o quadro
‘Classificação contabilística’, selecionando o ‘Tipo Artigo’;
Este artigo tenha de ter obrigatoriamente um motivo de isenção (Mxxx) no campo
‘Tabela de Imposto’;
Na categoria fiscal deve estar selecionada a opção ‘Impostos, taxas e encargos
fiscais’.

6.2. Ligação entre artigo sujeito a retenção com o artigo de retenção
De modo a configurar a ligação entre estes dois artigos é necessário recorrer à
grelha de parametrização ‘Movimento Relacionado de artigos’, disponível em
‘Configurações -> Tabelas de Gestão Comercial -> Artigos -> Artigos-> Movimento
relacionado de Artigos’.
As parametrizações são as seguintes para o artigo de retenção na fonte:
Tp. Valor – selecionar a opção ‘% Lançamento’;
Valor – introduzir a percentagem de retenção na fonte que se pretende
refletir ao lançar este artigo;
Tp. Quantidade – selecionar a opção ́Multiplo lançamento’;
Quantidade – quantidade a movimentar, em principio será uma.

Após esta configuração, nos artigos sujeitos a retenção na fonte tem de ser associada
a linha da grelha pretendida.

44
6.3. Documentos
Este processo de retenções na fonte pressupõe a existência de uma nota de retenção
que é gerada a partir da fatura, contendo apenas os lançamentos dos artigos de retenção
na fonte.

Notas de retenção fiscal
Esta série deve ser do tipo ‘Nota de crédito’ e deve estar ativa a regra ‘Série
reservada para regularização de retenções na fonte’. Após esta parametrização a série
fica disponível para ser associada ao documento do tipo fatura, neste caso, de retenção
na fonte.

Não deve ser certificada, visto que não será comunicada para o SAF-T, devendo
ser utilizada como um documento interno e, por isso, não deve ter ATCUD atribuído.

No entanto, é necessário a associação de um código de conta corrente (Bxxx),
para possibilitar a regularização da fatura.

45
É aconselhável que seja associada uma tabela de motivo de anulação, visto que
este procedimento irá permitir o anulamento da nota de retenção quando a fatura
associada é anulada, ao invés da eliminação definitiva da nota de retenção se este
procedimento não for parametrizado.

Nota: Para que este documento seja gerado, a partir da fatura de retenção fiscal, esta
série terá de ser inicializada.

Fatura de retenção fiscal
É uma série de documentos certificada e terá de estar comunicada à AT (com
ATCUD atribuído) e inicializada.

Na configuração da série referente à fatura, no grupo de retenção na fonte,
deverá configurar os seguintes campos:
Retenção na fonte: como se trata de uma fatura de retenção deverá ser configurada
com a opção “série com retenções na fonte”;

46
Regularização de retenções: Deve ser indicada qual é a série que pode efetuar
regularizações de retenção na fonte.

No caso de existir a necessidade de efetuar uma nota de crédito de uma fatura com
retenção é necessário a criação de dois documentos, sendo eles, a nota de crédito de
retenção que vai anular a fatura com retenção e a nota de débito de retenção fiscal que vai
anular a nota de retenção fiscal (onde foi lançada a retenção fiscal da fatura).

Regularização Retenção fiscal → Vai anular a retenção fiscal da fatura

Esta série deve estar definida como uma série de documentos não certificada visto
que não será comunicada para o SAF-T, devendo ser utilizada como um documento interno.
e no grupo fiscalidade deve estar definida como série normal.

No entanto, é necessário a associação de um código de conta corrente (Axxx),
possibilitando deste modo a regularização da nota de crédito.

Nesta série deve escolher a opção ‘Série reservada para regularização de
retenções na fonte’, no grupo ‘Retenções na fonte’.

Após esta parametrização a série fica disponível para ser associada ao documento
do tipo Nota de crédito, neste caso, nota de crédito retenção na fonte.
É aconselhável que seja associada uma tabela de motivo de anulação, visto que
este procedimento irá permitir o anulamento da regularização de retenção fiscal quando
a nota de crédito associada é anulada, ao invés da eliminação definitiva da regularização
de retenção se este procedimento não for parametrizado.

Nota de Crédito de Retenção fiscal → Vai anular a Fatura

O documento de regularização da fatura de retenção fiscal deve ser configurado com
as seguintes parametrizações:

48
Deve ser um documento do tipo nota de crédito em que no grupo fiscalidade deve
estar definida como ‘Série de retificação/Regularização de documentos’, e este
documento deve ser comunicado à AT.

Deve ser configurado o motivo de anulação do documento.

No grupo ‘Retenções na fonte’ deve estar definida como ́Série com retenções na
fonte’ e no campo de regularizações de retenções deve estar associada a nota de débito.

No grupo ‘Integração contabilistica’ deve também estar associado o respetivo BXXX.

49
6.4. Recolha para declaração de rendimentos
Todo o esquema anteriormente descrito é válido quer para clientes quer para
fornecedores. No entanto, quando efetuado em documentos de entrada, a fornecedores,
possibilita a recolha de elementos para o preenchimento da declaração de retenções na
fonte de IRS, IRC e imposto de selo através da opção ‘ Documentos –> Autoridade Tributária

- > Retenções de IRS/IRC’.

Caso de uso : De acordo com as configurações efetuadas nos pontos anteriores, vamos
verificar a criação de uma fatura e a geração da respetiva nota de retenção.

O artigo da linha de lançamento do documento está sujeito a retenção na fonte de
20% pelo que a nota de retenção terá um lançamento do artigo relacionado no valor de 340 €.

O comportamento é semelhante no caso de estarmos perante a criação de uma nota
de crédito, gerando um lançamento de regularização de retenção fiscal com o movimento
contrário ao do documento que lhe deu origem.

7. Paletização...................................................................................

O SSCC^1 é a chave de identificação GS1 que permite identificar e rastrear de forma
única e inequívoca a unidade logística durante a sua “vida útil” (por exemplo, entrega no
entreposto e desmanche).
É um dos mais importantes identificadores de aplicação (IA) usados na
rastreabilidade de produtos e destina-se principalmente à movimentação e transporte de
materiais e mercadorias (sejam elas mono ou multiprodutos). Este IA assegura um número
exclusivo para cada unidade logística sendo através dele que se pode verificar de que
unidade o produto veio.
Este é um código composto por 18 dígitos numéricos (1 fixo com o número « 0 »^2 , o
CEP^3 com 7 dígitos «5601234», os 9 dígitos do código da palete «987654321» e finalmente 1
dígito de controlo «5») e tem o prefixo ‘00’.

A paletização é um submódulo da Gestão Comercial e, como tal, necessita estar
licenciada para que a funcionalidade possa ser devidamente utilizada.

1
2 Serial Shipping Container Code^ (Número de Série de Unidade Logística)^
Este é um dígito de extensão que não possui lógica definida e é usado para aumentar a capacidade da série de
rque não for possível adicionar mais dígitoseferência. Por este motivo, este dígito inicia no 0 e vai incrementando sempre que a numeração “der a volta”, ou seja, assim

(^3) Código de Empresa Portuguesa. Em alguns países a dimensão deste código pode atingir 10 dígitos, pelo que, nesses
casos, o código da palete tem de se ajustar e ter até um mínimo de 6 dígitos

7.1. Configuração de dados da empresa
No menu ‘Configurações -> Configurar Empresa -> Gestão Comercial -> Parâmetros
de artigos -> Código de barras/EAN’ identificam-se os códigos EAN da empresa e dos seus
produtos, para que o SSCC seja criado com base nestes códigos.

7.2. Configuração nos documentos
Apesar de não ser um documento, a paletização tem de ser criada nas séries de
documentos de saída, pois tratando-se de movimentos internos não terá impacto na gestão
documental da empresa. No separador ‘Regras de controlo da série #1’ tem de ser ativada
a opção ‘Série de paletização’ que desliga todas as restantes regras da série.
Nos documentos de entrada é necessário ter ativa a regra ‘Criar palete na leitura
UCC’ para que possam ser criadas paletes a partir desse tipo de documentos.

7.3. Criação da palete
No menu ‘Gestão Comercial -> Artigos -> Paletização -> Palete’ está disponível o
grupo ‘Paletização’ que contém todas as séries de paletização configuradas.
Selecionar o documento e clicar duas vezes e acede ao documento. Ao pressionar o
ícone ‘Inserir’ acede-se ao separador ‘Documento’ onde é possível indicar o armazém, a
localização dentro do armazém e registar eventuais observações.
Ao confirmar, é aberto o separador ‘Lançamentos’ onde são inseridos os códigos dos
artigos (permite uso da tecla ‘+’ para consultar os códigos existentes na base de dados) e

respetivas quantidades dos produtos que vão compor a palete, ao inserir os artigos podemos
verificar que o código da palete foi criado no campo ‘Palete’ do documento.

Caso o armazém não tenha sido fixado no separador anterior, poderá também ser
definido em cada linha de lançamento. Permite agregações, nomeadamente, números de
série, lotes, datas de validade, localizações e deslocalizações. No entanto, não suporta
espécies e mutações. No separador ‘Informação’ fica a indicação do workflow de destino
(número interno da série de paletizações criada) e o workflow de origem (código SSCC da
palete criada).

53
No cabeçalho ficam visíveis os seguintes dados da palete:
Nº interno – código sequencial atribuído pelo ARTSOFT.
Palete - O código da palete é criado sequencialmente de acordo com a estrutura
indicada no primeiro ponto deste capítulo e não pode ser inserido manualmente.
Esta numeração é sequencial em todo o ficheiro, ou seja, mesmo em documentos
de séries diferentes o número não se repete.
Quando se consultam as paletes existentes, através da tecla ‘+’ ou do botão
‘...’, consegue-se ter uma noção do estado de cada palete pelas cores
apresentadas.
Data – data de criação da palete.
Observações – texto registado no campo ‘Observações’ do separador ‘Documento’
Peso bruto e peso líquido - caso os artigos tenham definido o peso bruto e o peso
líquido na sua ficha, estes são calculados de acordo com as quantidades inseridas.

Os botões da barra de ferramentas que não são comuns a outras funcionalidades do
ARTSOFT, têm o seguinte comportamento:

Tem duas opções associadas:
Anular – Quando a palete estiver no estado ‘Preparada’, altera o estado da palete
de ‘Preparada’ para ‘Em Preparação’. Se a palete deixar o estado preparada
deixará de ser possível a sua movimentação. Quando a palete estiver no estado
‘Em Preparação’, destrói o registo da palete. Em qualquer dos casos efetua
sempre uma questão de confirmação.
Desmanchar palete – Só disponível quando a palete está no estado ‘Preparada’.
No estado ‘Desmanchada’ a palete já não poderá ser movimentada. Assim que a
palete for desmanchada com sucesso, é possível criar uma nova palete com os
mesmos artigos. Nesse caso é gerado um novo código de palete com os mesmos
itens e quantidades da palete desmanchada.
Altera o estado da palete de ‘Em preparação’ para ‘Preparada’. No estado
‘Preparada’ deixa de ser possível associar mais itens à palete.
Os estados possíveis para uma palete são:

54
Em Preparação – A palete está em construção permitindo associar ou eliminar
artigos;
Preparada – A palete está definida e pronta a usar no circuito da empresa, não
permitindo associar mais itens;
Desmanchada – A palete não pode ser usada porque foi desmanchada;
Encerrada – A palete já não pode ser usada nem desmanchada;
Devolvida - Este estado ocorre quando a palete é devolvida pelo cliente, ficando
num estado idêntico ao da preparação.

Este ícone ‘UCC/Detalhes’ permite inserir uma palete já existente ou usar um
dispositivo de leitura para inserir o código da palete ou os registos que a compõem,
antes de finalizar o documento.
Conferência logística, permite verificar as diferenças entre as quantidades
existentes na palete e os diversos movimentos existentes com estes artigos.
Por exemplo, verificar se as quantidades disponíveis em armazém permitem criar as
paletes criadas. Clicamos no botão e acedermos ao seguinte quadro.

Esta funcionalidade é a mesma existente nos documentos.

7.4. Criação de paletes a partir de documentos/encomendas
No ícone ‘Transferir documento’ da barra de ferramentas, está disponível a opção
‘Criar palete’.

55
Surge uma mensagem de confirmação no ecrã que permite duas possibilidades:
Sim – cria a palete com todos os artigos e respetivas quantidades do documento;
Detalhado – permite escolher os artigos e as quantidades a considerar para a palete.

No modo ‘Detalhado’ é possível escolher os artigos que farão parte da palete.
Seguidamente, clicar no botão ‘Criar’ e por fim no botão ‘OK’.

No workflow de origem do documento é possível consultar a palete associada.

7.5. Associar paletes a documentos/encomendas
No mesmo ícone, ‘Transferir documento’ da barra de ferramentas, está disponível a
opção ‘Associar a palete’. Esta opção permite associar a uma palete, artigos do documento
que não estejam ainda associados a nenhuma outra. Permite associar artigos a paletes já
existentes, podendo-se definir a quantidade a considerar (basta dar duplo clique na
quantidade a alterar para esta ficar em edição).

É exibida uma mensagem com o código da palete associada. No workflow de origem
do documento é possível consultar a palete associada. Podendo ser consultada na lista de
paletes, em ‘Gestão comercial -> Artigos -> Paletização -> Informação’.

7.6. Rastreabilidade de paletes
O menu ‘ Gestão Comercial -> Artigos -> Paletização -> Informação ’ permite consultar
a lista das paletes existentes no sistema. No entanto, conforme já referido, também no
workflow de cada documento são mostradas as paletes associadas ao documento.

Depois de selecionar uma das paletes, é possível ver os dados de informação, os
itens, agregações e quantidades que a compõem, o documento de paletização associado e
os documentos onde a palete foi aplicada.

7.7. Utilização
Nos documentos, pode-se recorrer ao ícone ‘UCC/Detalhes’ para inserir a palete
pretendida. Através do botão ‘...’ pode-se selecionar a palete.

58
Ou usar um dispositivo de leitura para inserir o código da palete. Em qualquer dos
casos, são lançados os artigos e respetivas quantidades definidas na palete.

Na opção de ‘Código UCC/EAN’, é possível indicar o código da palete e ao inserir
preenche o documento com os respetivos artigos. Se for inserido um código com IA 00 é
criada uma palete com os dados lá constantes.

7.8. Regularização de lançamentos com paletes
No ecrã de regularização de lançamentos de outros documentos passou a
estar disponível o ícone ‘Palete’ que ativa o ecrã ‘Lista de paletes’ para seleção.

59
No entanto, se o conteúdo da palete não coincidir com o documento/encomenda
regularizado, o ARTSOFT avisa quais os lançamentos da palete que não são possíveis
regularizar.

Regras:

Se o documento/encomenda regularizado tiver mais artigos do que a palete, ou
quantidades inferiores, não é possível usar a palete. Se tiver quantidades superiores,
só são regularizadas as quantidades indicadas na palete.
Se a encomenda cativar stock e existirem artigos com lotes, se o lote não constar da
palete vai dar erro. O lote terá de ser alterado manualmente.

7.9. Artigos com localização
Em artigos com localização, se a localização da palete for diferente da localização
do artigo, este assume a localização da palete.
Vejamos um artigo com controlo de suportes e localização.

Se na palete for indicada uma localização diferente da localização do artigo.

A localização do artigo passa a ser a da palete, sendo possível consultar essa
indicação na rastreabilidade do artigo. A tooltip da coluna ‘Localização’ mostra o código da
palete que provocou a alteração da localização.

7.10.Deslocalização de artigos
Na deslocalização de artigos (menu ‘ Gestão Comercial -> Artigos -> Operações
Diversas -> Deslocalização de Artigos ’), passaram a existir duas opções:
Deslocalizar – muda a localização da agregação;
Agrupar – permite mudar o suporte de um artigo para outro.

7.11.Acessos
Para que os utilizadores tenham acesso à funcionalidade de paletização, é necessário
que tenham ativa a opção de acesso às paletes (grupo ‘Artigos’).

7.12.Aplicação Logística no mobile
Na aplicação Mobile de logística está também disponível a funcionalidade de
paletização de artigos, com sincronização com o ARTSOFT. Para mais detalhes consultar as
novidades e o manual da aplicação.

8. Custos extra

Os custos extra servem para valorizar na entrada os artigos cujo custo não é apenas
o da aquisição, mas todo o custo envolvido para armazenar o artigo no armazém, em
condições de ser vendido.

8.1. Configuração no ARTSOFT

62
Para utilizar esta funcionalidade é necessário realizar configurações ao nível dos
artigos e documentos.

Artigos
Para que os artigos possam ser usados como custos extra a aplicar noutros artigos, é
necessário que estejam configurados como as seguintes parametrizações:

No separador ‘Controlo’, ativar as opções ‘Não controla stock’, ‘Não movimenta
CMVMC’ e ‘Não calcula CMP’;
Se o artigo de custo extra for utilizado no documento, em conjunto com outros
artigos, deve ter uma parametrização adicional. No separador ‘Geral -> Diversos
- > Documentos’ , na opção ‘Subtotal’, sendo classificado como ‘Desp.extra’.
Se o artigo de custo extra for utilizado no documento para imputar custo a outros
documentos, não deve ser classificado com a opção ‘Desp. Extra’.

63
Do mesmo modo, existem artigos que pelas suas caraterísticas não se pretende que
seja efetuada a distribuição de custos definitivos, visto que estes custos servem para afetar
o CMP dos artigos, para tal é necessário que estes não controlem stock. Nestes casos, é
necessário ativar as opções no registo de artigo no quadro ‘Controlo’.

Documentos
Para efetuar imputação de custos extra definitivos, de um documento para outro
(ex: portes cobrados por um transportador a uma fatura de um fornecedor), é necessário
que existam duas séries distintas configuradas:

Uma série de documentos que recebe imputação de custos (ou seja, a série que
irá receber a imputação de custos de outros documentos);
Uma série de documentos que atribui custos definitivos (ou seja, a série que irá
ser lançada com os custos, e que irá a cada uma das linhas de lançamento efetuar
imputaçao de custos a documentos).
Estes documentos estão sempre associados a entradas. Na tabela de configuração de
documentos (‘Configurações –> Tabelas da Gestão Comercial –> Documentos –>Configuração
de séries-> Séries de documentos’ ), é necessário criar estas duas séries de documentos.
Quando são imputados estes tipos de custos extra, o CMP deixou de ser alterado
quando é utilizada a nova tabela de integração contabilística.

Documento que recebe imputação de custos
O documento que recebe imputação de custos tem de ter a opção de ‘Recebe
imputação de custos’ selecionada no separador ‘Regras de controlo da série #3’.

64
A distribuição dos custos pelos documentos elaborados nesta série pode ser:

Por valor – o valor dos custos irá ser distribuído proporcionalmente ao valor de
cada uma das linhas, dentro destas dividido pelas quantidades do lançamento;
Por peso bruto – o valor dos custos irá ser distribuído proporcionalmente ao peso
bruto de cada uma das linhas, dentro destas dividido pelas quantidades do
lançamento. O peso bruto estará associado a cada um dos artigos no separador
geral, na opção ‘Peso bruto’;
Por peso liquido – o valor dos custos irá ser distribuído proporcionalmente ao peso
líquido de cada uma das linhas, e dentro destas dividido pelas quantidades do
lançamento. O peso líquido estará associado a cada um dos artigos no separador
geral, na opção ‘Peso líquido’;
Por volume – o valor dos custos irá ser distribuído proporcionalmente ao volume
de cada uma das linhas, e dentro destas dividido pelas quantidades do
lançamento. O volume estará associado a cada um dos artigos no separador geral,
na opção ‘Volume’.

Documento que atribui custos definitivos a
O documento que atribui custos definitivos tem de ter a opção de ‘Série de custos
extra a distribuir’.

8.2. Elaboração de documentos
Elaboração de documentos com custos provisórios
Na elaboração de documentos, mesmo que não se tenha o documento classificado
como recebendo imputação de custos, é sempre possível colocar custos provisórios no
documento, desde que a parametrização tenha a forma de distribuição de custos, que por
omissão é ‘Valor’. Estes custos provisórios podem ser atribuídos por cabeçalho de
documento, ou linha a linha.

65
Custos provisórios por linha
Para atribuir custos provisórios por linha, é necessário em edição escolher a opção
‘Custos extra’ e introduzir o valor do custo extra no campo.

Na informação da linha do lançamento, irá constar o valor do custo extra inserido e
a alteração provocada no ‘Valor unitário a preço médio’, conforme imagem abaixo.

Este custo será considerado definitivo para este lançamento.

Custos provisórios por cabeçalho (ou documento)

66
Para atribuir custos provisórios por cabeçalho de documento, é necessário em edição
escolher a opção ‘Custos extra’ e introduzir o valor do custo extra no campo.

Este valor será distribuido pelos lançamentos consoante o critério de distribuição
afeto ao documento. Estes custos estimados podem ser visualizados no separador do
documento ‘Informação’, na opção ‘Despesas extra’.

Na informação verificamos que os valor do custo extra foi distribuído em propoção
pelos lançamentos e o seu ‘Valor unitário a preço médio’ alterado.

1º Lançamento

2º Lançamento

Por outro lado, a atribuição do custo extra pode ser efetuada por linha de
lançamento. Esta atribuição de custos extra tem o mesmo comportamento da atribuição de
custos extra por cabeçalho de documento, isto é, efetua a distribuição do valor do custo
pelo conjunto de lançamentos do documento segundo a distribuição do custo parametrizada
na série.
A diferença está na forma como estes custos são considerados, nestes
documentos estes custos são considerados como definitivos, no entanto, os custos de
cabeçalho são considerados como estimados.
E o lançamento do custo extra no documento irá afetar o valor total do documento.

Elaboração de documentos para imputação de custos
A elaboração do documento dos fornecedores é normal, sendo que os artigos são os
de imputação de custo que também podem ser lançados nos próprios documentos. No final
do lançamento, deve-se usar a opção ‘Atribuir custo’, para atribuir o custo ao documento
de fornecedor.

De seguida, selecionar a série e o documento que irá receber o custo.

Na linha de lançamento, pode-se consultar que no documento, o custo extra foi
atribuído, consultando a informação do lançamento.

69
Encerramento de custos provisórios
Para efetuar o encerramento de custos provisórios, passando os documentos destino
a assumir os custos definitivos inseridos pelos diversos documentos, deve-se usar a opção
‘Gestão Comercial -> Documentos -> Operações Diversas -> Encerramento de custos
provisórios’.

De seguida, consegue-se visualizar todos os documentos que têm custos provisórios
e quais os custos definitivos que lhes foram atribuídos.

Para encerrar os documentos, basta selecionar o documento, que irá dar uma
mensagem a confirmar o encerramento do documento.
O documento do fornecedor ficará com os custos definitivos, ao invés dos custos
provisórios.

Após a seleção da série de documentos com custos provisórios ficou disponivel a
opção de encerrar todos os documentos associados à grelha, para tal bastará aceder ao
menu de contexto (BLDR) e selecionar a opção ‘Encerrar todos os documentos’.

Elaboração de documentos com imputação de custos por lançamento nos
documentos.
A elaboração do documento dos fornecedores é normal. No entanto, o fornecedor
decidiu incluir na fatura os custos a distribuir pelos artigos (ex: portes). Neste caso, o artigo
portes está parametrizado como despesa extra.
A distribuição de custos será efetuada de acordo com o critério parametrizado no
documento.

O lançamento dos artigos que não estão configurados como ‘Despesas extra’, no
separador ‘Informação’, ficará com a indicação das despesas extra incluídas atribuídas,

sendo que estes custos são por omissão definitivos (estão incluídos no documento) e haverá
alteração no ‘Valor unitário a preço médio’.

No separador ‘Informação -> Despesas Extra’ temos acesso ao valor das despesas
extras incluídas no documento.

Imputar custos extra a partir do documento
Para imputar custos extra de um documento a outro e atribuir o custo ao respetivo
documento, é necessário selecionar a opção de menu ‘Atribuir custo a...’ no ícone de

informações do documento. Neste caso, os artigos contidos no documento que irão imputar
os custos extra, não estão parametrizados como despesas extra.

Surge um ecrã para selecionar a série e o número de documento a atribuir o
custo.

No documento de destino é possível verificar o custo atribuído pelo documento
de origem.

No separador ‘Informação -> Despesas Extra’ podemos consultar a despesa definitiva.
Este custo não afeta o ‘Valor unitário a preço médio’.

9. Regularização de lançamentos com tipos de IVA diferentes

Nas situações em que o tipo de IVA (incluído ou separado) é diferente no documento
de origem e de destino, o ARTSOFT não efetuava qualquer alteração ao preço unitário. Neste
momento, o ARTSOFT passou a efetuar os cálculos, calculando o valor com IVA ou sem IVA.
Nesta situação, mostra uma mensagem com o seguinte texto:

Caso de uso: uma encomenda com o valor unitário bruto de 12.30€ com IVA incluído, ao
ser regularizada por uma fatura com IVA separado, o valor unitário passa para 10€,
conforme imagens abaixo.

Nota: se houver descontos os valores podem não ficar iguais.

Contas correntes

1. Aprovação de contas correntes

A aprovação de contas correntes tem algumas semelhanças com a aprovação de
documentos, servindo no essencial para que o lançamento de conta corrente não seja
relacionado enquanto não estiver aprovado.
Como casos de uso, podemos ter a possibilidade de aprovação para pagamento em
conta corrente de faturas de fornecedor, depois de estarem conferidas ou a possibilidade
de dedução de notas de crédito de clientes em conta corrente, depois de estarem com
aprovação financeira.

1.1. Configuração
Na tabela de configuração de tipos de documentos (‘Configurações –> Tabelas
Contabilidade/Ativos – > Gerais - > Tipos de documento de conta corrente’) , tem-se acesso
aos códigos de movimento de conta corrente. Para parametrizar o código de movimento
como não aprovado, é necessário editar o mesmo, no campo ‘Gerar lançamentos
pendentes’, selecionar a opção ‘Não aprovados’.

Após esta configuração, todos os documentos da série que usam este código de
movimento de conta corrente irão ficar no estado de ‘não aprovados’, devendo ser
aprovados por um utilizador com acessos.

1.2. Utilização
Ao elaborar os documentos, estes ficam marcados em conta corrente como ‘Não
aprovados’.

Para efetuar a aprovação destes lançamentos, é necessário aceder à opção ‘Gestão
Comercial -> C.C Fornecedores - > Aprovação de documentos fornecedores’. Nesta opção,
deve ser selecionado qual o tipo de documento a aprovar.
Nos lançamentos que sejam para aprovar, deve-se clicar duas vezes, ou utilizar o
ENTER, pelo que irão ficar sem o símbolo de ponto de interrogação.
Ao selecionar o botão ‘OK’, irão ficar disponíveis para serem relacionados nas contas
correntes. Assim, ao se efetuarem pagamentos a fornecedores, se tentar relacionar estes
documentos, receberá uma mensagem de que não estão aprovados.

2. Automatização de pagamentos a fornecedores

Esta opção serve para automatizar os lançamentos de pagamentos a fornecedores,
efetuando diversos pagamentos ao mesmo tempo, em vez de se elaborar um pagamento de
cada vez para cada um dos fornecedores.

2.1. Configuração
A única configuração necessária será os códigos de movimento utilizados para esta
automatização terem contas de contrapartida fixas.

2.2. Utilização
Para utilizar esta funcionalidade, é necessário aceder à opção ‘Automatização de
Pagamentos’ em ‘Gestão Comercial -> C.C Fornecedores->Automatização de pagamentos’
para escolher qual o código de pagamento a usar.

Ao aceder a este ecrã, aparecerá um ecrã, onde podem ser usados os seguintes
filtros:

Fornecedor inicial e final;
Data inicial e final;
Valor máximo;
Ficheiro SEPA – esta opção permite selecionar a conta bancária de pagamento e
gerar o respetivo ficheiro de envio ao banco.

As regras a aplicar neste quadro são idênticas às aplicáveis na elaboração manual dos
pagamentos a fornecedores.

Data de transferência – Permite definir a data de transferência do ficheiro SEPA,
de forma a que não seja assumida a data de trabalho do ficheiro.

78
Ao ser gerado o ficheiro XML de pagamento para envio para o banco, a data
documento gerado (tag ), data de trabalho, é diferente da data de transferência
(tag <ReqdExctnDt), data indicada no campo ‘Data de transferência’.

Ao escolher vários documentos e vários fornecedores, irá ser criado apenas um
único lançamento de pagamento por cada um dos fornecedores.
Ao colocar um valor máximo no campo ‘Valor máximo’, o ARTSOFT só permitirá
relacionar documentos de todos os fornecedores até ao valor máximo inserido.

O utilizador pode também através deste ecrã gerar um ficheiro SEPA (ativando a
opção Ficheiro SEPA e escolher o banco respetivo) para enviar para pagamento num banco.
Uma outra opção que pode ativada é a de imprimir documento,que vai permitir
imprimir em série todos os documentos elaborados, bastando para tal selecionar a opção
respetiva.

Vendedores

O módulo de gestão de vendedores permite o cálculo de comissões numa empresa,
através da combinação de algumas regras de negócio, como sejam:

Cálculo em função de valores vendidos;
Cálculo em função de valores pagos;
Sobre artigos ou famílias de artigos;
Por objetivos;
Por níveis hierárquicos.

1. Configuração

1.1. Criação de vendedores
A criação de vendedores é efetuada na opção ‘Gestão Comercial -> Terceiros ->
Vendedores -> Registo de Vendedores’. Para inserir um vendedor, deve-se usar o botão para
o efeito na barra de ícones ou inserir um número de vendedor.
É solicitado também o NIF do vendedor para o caso deste já estiver registado na base
de dados, os dados do mesmo sejam herdados. Se este não estiver, é necessário colocar a
restante informação geral (nome, morada, localidade, telefone, etc).
Ao introduzir uma percentagem de comissão fixa, esta irá prevalecer sobre qualquer
outra indicação que venha a ser associada ao vendedor, ou seja, quando é fixada desta
forma uma comissão, qualquer outra indicação referente ao nível de comissões, será
ignorada pelo ARTSOFT.

1.2. Associação de vendedores a clientes
De forma a que seja assumido o vendedor associado ao cliente na elaboração de
novos documentos, e para evitar esquecimentos, aconselha-se a associação no registo do
terceiro do vendedor respetivo.
No registo do cliente, no separador ‘Terceiro’, no campo ‘Vendedor’, pode ser
colocado o vendedor associado ao cliente, podendo ser utilizada a tecla ‘+’ de consulta para
consultar os vendedores existentes.

1.3. Configuração de documentos
A empresa pode decidir se determinados documentos não entram para o cálculo de
comissões, e sendo assim é necessário indicar que documentos entram para este cálculo.
Em ‘Configurações -> Tabelas da Gestão Comercial -> Documentos –> Configuração
de séries - > Séries de documentos’ , deve-se editar os documentos, e nas regras de controlo
da série #3 colocar a opção = sim no campo ‘Calcular comissões de vendas’.

81
1.4. Configuração de cálculo de comissões
Para configurar a forma de cálculo de comissões, é necessário ir a ‘Configurações ->
Tabelas da Gestão Comercial -> Terceiros->Vendedores-> Configuração do cálculo de
comissões’.

No passo 1, seleciona-se qual a regra de cálculo de comissões a aplicar:
Pagamento da comissão só no acto do pagamento, significa que os vendedores só
irão receber as comissões devidas quando os documentos estiverem pagos;
Como subregra desta opção, pode-se escolher que as comissões só são pagas ‘Só
quando (o documento estiver) totalmente pago’, o que significa que no caso do
pagamento parcial do documento, o vendedor continua a não receber a comissão;
Nota de crédito com regra de pagamento – por omissão as notas de crédito são
encaradas como um pagamento de documentos, e aparecem logo a abater ao
total a pagar aos vendedores. Caso se ative esta opção, as notas de crédito só
são marcadas para abater manualmente pelo utilizador;
Pagamentos de comissões – hierarquia – a comissão só é paga hierarquicamente
quando o vendedor receber – aplicável quando se ativa o cálculo de comissões só
no acto do pagamento.
Caso as opções acima não sejam marcadas, as comissões são calculadas tendo como
base a elaboração do documento associado aos utilizadores. j

No passo 2, são definidas as opções sobre as comissões manuais e as penalizações.

No caso das comissões manuais, é possível no ARTSOFT atribuir uma comissão
manual no documento diferente da que está estabelecida nas regras. Caso esta opção
seja ativada, mesmo que a comissão seja atribuída manualmente e pontualmente,
continuará a contar para os objetivos de vendas.
Em relação à opção de penalizações, só faz sentido caso a regra seja ‘Pagamento
da comissão só no ato do pagamento’. Serve para penalizar o valor das comissões a
receber pelo vendedor, caso o cliente pague fora da data de vencimento do documento,
tendo diversos escalões de penalização.

No passo 3, é definido o dia de cálculo das comissões.

83
No caso de identificarem o dia 31 para cálculo de comissões, este será sempre
efetuado desde o dia 1 do mês até ao último dia do mês. No caso de identificarem o dia 15
para dia de cálculo de comissões, este será sempre efetuado desde o dia 16 do mês anterior
até ao dia 15 do mês atual.
Significa que:

Antes de efetuar a reabertura de ano, terão de calcular comissões desde o dia 15
até ao dia 31 de Dezembro;
Na reabertura de ano, devem efetuar a reabertura de comissões;
Em 15 de Janeiro, devem calcular as comissões normalmente.

1.5. Comissões por tipos de artigo
Para o cálculo de comissões por tipos de artigo, é necessário criar uma tipificação
do tipo de artigo, bem como uma classificação para o tipo de vendedor (no mínimo uma).

1.6. Classificação por tipos de artigo
Na tabela de classificação para comissões de artigos (em ‘Configurações -> Tabelas
da G.Comercial -> Artigos -> Artigos -> Classificações do artigo - > Classificação para
comissões’ ), devem-se definir os tipos de artigo para comissões e associar o código de
remuneração que será gerado como evento para os recursos humanos. Isto é, se o vendedor
tiver registo de colaborador/empregado ficará registado no seu registo de colaborador o
valor a receber.

1.7. Classificação por níveis de vendedores
Na tabela de níveis de vendedores (em ‘Configurações -> Tabelas da G.Comercial ->
Terceiros - > Vendedores -> Níveis de vendedores ’), deve-se definir pelo menos um nível de
vendedor.

1.8. Classificação por níveis de vendedores
Para definir os objetivos por nível de vendedor e por tipo de artigo, com escalões de
objetivos, deve-se ir à tabela de ‘Objetivos de vendas’ localizada em ‘Configurações ->
Tabelas da G.Comercial -> Terceiros->Vendedores->Objetivos de vendas’.

Para cada um dos níveis de vendedor e tipo de artigo, pode-se definir:
Objetivo – valor até ao qual irá ser aplicada a comissão ou prémio;
Prémio – valor em euros de prémio por ter atingido o objetivo;
Comissão - % de comissão a ser aplicada em cada um dos objetivos;
Com. Promoção - % de comissão a ser aplicada em cada um dos objetivos, se a venda
incidir sobre documentos em promoção.

1.9. Associação da classificação de comissões aos artigos
Para que os artigos entrem para o cálculo das comissões, deve ser ativado no separador
‘Específicos’ qual o tipo de artigo para comissões.

2. Utilização

2.1. Elaboração de documentos
Desde que os documentos estejam configurados para cálculo de comissões, e o
vendedor esteja colocado no documento, os documentos irão entrar para o cálculo de
comissões.

2.2. Elaboração de contas correntes
Se o critério para pagamento das comissões for o documento já estar parcialmente
pago ou totalmente pago, então o relacionamento dos documentos na conta corrente é
fundamental para o cálculo das comissões. Atenção que basta o documento estar
relacionado para ser considerado pago, mesmo que tenha sido pago por cheque pré-datado
ou por outro tipo de documento.

2.3. Cálculo de comissões
Para efetuar o cálculo de comissões é necessário aceder à opção de Cálculo de
Comissões em ‘ Gestão Comercial -> Terceiros -> Vendedores -> Cálculo de comissões’.

86
Após o cálculo, surgirá um quadro com os lançamentos dos documentos e os cálculos
efetuados para as comissões, sendo que através do botão ‘Confirmar registo’ na barra de
ícones, são selecionados os documentos dependentes. Ao confirmar, está-se a confirmar o
pagamento das comissões aos vendedores.

Para consultar as comissões pagas, pode-se escolher a opção ‘Pagamento de comissões’,
em ‘Gestão Comercial -> Terceiros -> Vendedores’. É também possível retirar listagens com
filtros por vendedor.

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Ao ‘Gerar evento’ irá ser gerado o evento de remuneração no registo do
colaborador/empregado com o valor a receber pelo mesmo.
Na opção ‘Lançamentos Pendentes’, disponível no menu ‘Gestão Comercial ->
Terceiros -> Vendedores’ visualizará a janela de ‘Lançamentos de Comissões Pendentes’.
Nesta grelha, o ARTSOFT mostra todos os lançamentos de comissões que se encontram
pendentes por vendedor.
Para processar as comissões é necessário marcar as linhas desejadas, isto é, deverá
posicionar-se em cima da linha pretendida e carregar na barra de espaço para ativar o sinal
e no final clique em ‘Confirmação’.

Nota: as comissões pendentes só vão aparecer na grelha, quando efetuar o cálculo de
comissões.

Para anular processamento de comissões é necessário selecionar a opção de menu
‘Anular Processamento’ (Gestão Comercial -> Terceiros -> Vendedores). Nesta janela, o
campo data assume o intervalo de datas parametrizado no cálculo das comissões (pode optar
por ativar a opção ‘Anular todas as comissões’). Se tiver eventos de remunerações deve
anular os eventos.
Após a anulação dos processamentos de comissões, os documentos que se encontram
no intervalo de datas selecionado ficam, novamente, pendentes para comissão. Para uma
nova comissão de vendedor, deve voltar a processá-los na janela de ‘Cálculo de Comissões’.

2.4. Análises de vendedores
A análise de vendedores permite visualizar as vendas mensais ou por trimestre e
analisar a comparação com os objetivos mensais definidos na configuração das comissões.
Através do menu ‘Gestão Comercial -> Terceiros -> Vendedores -> Análise de Vendedores’
poderá definir a data inicial e final da análise que pretende obter, bem como definir o
vendedor inicial e final. Depois de definir estes campos, deverá clicar em ‘Atualizar’ para
efetuar a recolha da informação pretendida.

A análise de vendedores está organizada por separadores:

Vendedor Vs. Vendas – São apresentados os valores das vendas, por vendedor. Se
expandir as ramificações, é possível visualizar, também, os valores vendidos para
cada tipo de artigo.
Tp. Artigo Vs Vendas – Visualiza os valores das vendas por tipo de artigo. Expandindo
as ramificações, é também possível analisar os valores vendidos por cada nível de
vendedor e os vendedores correspondentes.
Nível vendedor vs Comissões – Neste separador pode verificar os valores das
comissões calculadas por nível de vendedor. Também pode visualizar os valores
calculados por tipo de artigos por vendedor. Os valores apresentados na janela são
apurados pelo cálculo de comissões e são referentes às comissões calculadas até à
data do último cálculo no intervalo selecionado. Nas empresas em que o dia de
processamento de comissões não coincide com o último dia do mês, o valor
apresentado pelo ARTSOFT será parcial, totalizados após calcular o período
subsequente.
Tipo de Artigo vs Comissões – Os valores das comissões calculadas por tipo de artigo.
É possível, também, analisar os valores calculados por nível de vendedor e respetivos
vendedores. Os valores apresentados na janela são apurados pelo cálculo de
comissões e são referentes às comissões calculadas até à data do último cálculo no
intervalo selecionado.

Vendedor vs Comissões – Os valores das comissões são calculados por vendedor.
Expandindo as ramificações, é possível, também, visualizar os valores calculados
para cada tipo de artigo.

Existe também a possibilidade de analisar e comparar graficamente por trimestre os
valores referentes aos objetivos definidos na configuração da comissão, às vendas e aos
desvios, sendo necessário posicionar-se na linha pretendida e clicar em ‘Gráficos’.

2.5. Troca em lote do número do vendedor na ficha de terceiros
Quando uma empresa possui vendedores atribuídos aos seus clientes, estes são
associados à ficha do cliente. Num cenário em que a empresa pretende alterar o vendedor
atribuído a determinados clientes ou quando um vendedor é demitido e a empresa contrata
outro em sua substituição, tem de alocar o novo vendedor a todos os clientes do anterior.
Para efetuar o processo de troca de vendedor em lote, deve aceder ao registo de
terceiro e no final do campo do vendedor tem disponível um botão com “...”, que abre a
lista dos vendedores da empresa para que seja selecionado o novo vendedor (vendedor
substituto) a aplicar a todos os terceiros que tinham o vendedor anterior.

Assim, caso selecione um novo vendedor, este vai ficar associado a todos os terceiros
para os quais estava associado o vendedor anterior.

Uma outra possibilidade de efetuar alteração de vendedores é pressionar a tecla
SHIFT (esquerdo) e o atalho do vendedor para efetuar alteração de vendedor em clientes.
Assim, é alterado nos clientes selecionados o vendedor existente no registo de terceiro onde
estamos posicionados.

91
Depois de se confirmar, é aberto o ecrã ‘Alteração em lote do campo Vendedor para
«x»’.

Neste ecrã pode-se, por exemplo, ordenar primeiro a última coluna ‘Vendedor’ (para
substituir determinados vendedores pelo novo) ou usar apenas alguns grupos para ser mais
fácil selecionar os clientes que têm o vendedor para o qual se pretende aplicar a alteração.

Pode também optar por criar uma configuração específica, através do ícone ‘Editar
configuração’, para segmentar os registos a considerar na atualização dos dados.

Pode por exemplo criar uma configuração especifica para que o vendedor seja
alterado para todos os clientes/fornecedores de determinada zona.

Depois de carregar no botão ‘OK’ é exibida uma mensagem indicando o número de
registos atualizados.

Caso seja utilizado o SHIFT(direito), e o atalho do vendedor para efetuar alteração
de vendedor em terceiros.

Esta funcionalidade pode ser aplicada em diversos campos do ARTSOFT, como por
exemplo no campo ‘Cód. Ativ económica’, no separador de ‘Informações comerciais’ nos
campos ‘Tipo’, ‘Zona’, ‘Cond. Pagamento’ entre outros.

Configurações gerais e regras de Documentos

Neste tópico vamos abordar as configurações dos comportamentos que os
documentos podem assumir através das suas regras. Para tal é necessários aceder à
configuração dos mesmos em , ‘Configurações -> Tabelas de Gestão Comercial ->
Documentos-> Configuração de séries -> Séries de documentos’. Será aberto o quadro de
configuração das séries onde terá de selecionar a série que pretende configurar.

1. Regras de documentos

1.1. Identificação da série
Lista de armazéns: Esta opção permite restringir a este documento a seleção de mais do
que um armazém, não sendo permitido selecionar outros armazéns para além dos
configurados.

1.2. Regras de Controlo da séries
As regras de documentos permitem definir comportamentos dentro dos
documentos onde estão configuradas. Para editar / configurar as mesmas, basta
aceder a ‘ Regras de Controlo da série’.

Regras de Controlo da série #1
Série Movimenta valores - Quando num circuito documental existem séries de
documentos que movimentam stock (por exemplo guias) cujos lançamentos são
regularizados por outras séries que não movimentam stock (por exemplo faturas), de
modo a evitar a dupla movimentação de existências, nos extratos de lançamentos ou
na consulta de movimentos esses movimentos não seriam refletidos. Desta forma, foi
disponibilizada uma chave de navegação, semelhante à que movimenta stock, mas a
movimentar por valor. A sua utilização está descrita no tópico extratos de
documentos;
Data do documento é a data assinatura – embora os lançamentos possam ter datas
anteriores, efetuadas na altura do documento provisório, ao assinar o documento, a
data valor passa a ser a data da assinatura;
Documento gerado com a data de sistema – a data do documento será a data de
sistema, ao iniciar a elaboração de documentos, evitando assim erros;
Não permite efetuar lançamentos – todos os lançamentos terão de ser regularizados
por outros documentos. Com esta opção ativa, o utilizador não pode efetuar
lançamentos manuais nesta série, pelo que o documento só poderá ser elaborado a
partir da transferência de outros documentos ou de linhas de outros documentos
(exemplos de uso: notas de crédito; as regras da empresa definem que uma fatura só
pode ser emitida a partir de uma ou mais guias de remessa);
Não permite lançamentos com valor zero – para evitar fazer lançamentos em que não
se coloca o preço unitário, ou se coloca 100% de desconto no lançamento;
Não permite lançamentos com quantidade a zero – com esta opção ligada, uma linha
de documento não pode ter quantidade a zero.
Não permite totais de documento a zero – para evitar finalizar documentos com
lançamentos com valor zero. A usar por exemplo nas faturas;
Não permite finalizar sem lançamentos – para evitar a existência de documentos
provisórios sem lançamentos que geram “lixo” na base de dados. Tem de existir pelo
menos uma linha de lançamento.

Permite digitalizar/arquivar documentos – a usar quando se pretende juntar ao
documento, documentos externos que estão digitalizados, para mais tarde consultar.
Pode ser usado por exemplo em entradas, para digitalizar o documento do fornecedor.
Controlo valor máximo/mínimo transação por - pode ser configurado o controlo de
transações por valor máximo e/ou por valor mínimo, referente aos campos de preço
unitário líquido, preço total líquido ou valor total do documento.
Ao elaborar um documento, se algum dos limites for atingido, o utilizador é avisado
com uma mensagem e terá de resolver a mesma, ou apagar o documento.

Regras de controlo da série #2
Reunir linhas com caraterísticas iguais – com exceção de artigos com agregações,
multidimensionais e com caraterísticas especiais – permite juntar numa única linha os
lançamentos, mesmo que tenham sido efetuados no início ou no fim do documento;
Permite alterar preço / descontos originais – quando se regulariza lançamentos de
outros documentos, permite alterar o valor dos mesmos (a usar por exemplo em
faturas a clientes que importam de G. Remessa, quando estas não são valorizadas).
Processar de quantidades - Por omissão normalmente os documentos estão
configurados para serem movimentados por unidades. No entanto, podem ser
configurados para processar quantidades por embalagens.

Neste último caso, ao serem movimentados, os artigos irão multiplicar as
quantidades que estão a ser movimentadas pelo campo ‘Quantidade por embalagem’,
que está preenchido no registo de artigo.

Regras de controlo da série #3
Conferir/Acertar totais do documento – Com esta opção ativa, ao iniciar um documento
é pedido ao utilizador que digite os totais do documento e de IVA. Quando o documento
é finalizado, o ARTSOFT verifica os totais digitados com os calculados internamente, e
em caso de divergência e abaixo do limite aceitável, permite que sejam introduzidos
valores de acerto para que os totais possam coincidir com os do documento de entrada.
Calcular automaticamente preços de venda na entrada - Nos documentos de entrada é
necessário definir no campo “cálculo automático do preço de venda” se o documento
calcula automaticamente o preço de venda. Se for escolhida a opção ‘sim/preço geral
da empresa’ o preço é atualizado no registo principal do artigo. Se for escolhida a opção
‘Sim/preço específico do armazém’, o preço é atualizado apenas nos armazéns.

Nos artigos, é necessário definir a margem do preço de venda, e se o preço pode
ser calculado automaticamente a partir da entrada.

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Ao dar entrada num documento parametrizado para o efeito, o preço de venda
do artigo é atualizado automaticamente, tendo em conta a margem definida no artigo.
É também colocado na data de entrada a data de atualização do preço de venda.

Cálculo do preço venda a partir de - Na configuração de cada um dos documentos de
entrada define-se sobre que preço irá ser calculado o aviso da variação de preços na
entrada: ‘último preço de custo’; ‘preço de reposição’; ‘preço de origem’ e ‘preço
negociado’.
No registo de ficha da empresa, em ‘Empresa -> Configuração da Empresa ->
Gestão Comercial-> Parâmetros da gestão comercial’ , no campo ‘%. de variação de
preços para entradas’ define-se qual a percentagem a partir da qual o ARTSOFT irá
avisar que existiu uma variação de preço.

Ao elaborar o documento de entrada, o ARTSOFT irá avisar que houve uma
variação no preço indicado.

2. Regras de Terceiros

Para editar / configurar as regras, basta aceder ao grupo ‘ Regras de terceiros’.

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Tipo de restrição de terceiros – pode ser definido se a série utiliza só certos terceiros ou
exceto determinados terceiros. Os terceiros a serem utilizados são definidos no campo
‘Intervalo de terceiros’.
Guardar terceiro diverso no documento – ao guardar os dados de um terceiro diverso no
documento, este não irá constar na tabela de terceiros da base de dados. Esta opção
poderá ser útil em séries de documentos destinados ao público indiferenciado, não
contaminando a base de dados com informação incompleta que poderá ser problemática
nos termos do R.G.P.D, no entanto, será necessário introduzir os mesmos dados sempre
que for emitido um novo documento para esse terceiro.
Tipo de terceiros - Ao configurar a restrição de um até oito tipos de clientes por
documento, no documento apenas poderão ser movimentados terceiros que tenham os
tipos preenchidos no registo. Aquando da movimentação, apenas serão visíveis os
clientes cujos tipos estão configurados nos documentos.
Tipos de restrição de terceiros - É possível configurar uma lista de terceiros que podem
ser usados numa série.

Se for escolhida a opção ‘só terceiros’, é disponíbilizado o campo ‘Intervalo de
tercerios’ onde selecionamos os tercerios a incluir.
Se for escolhida a opção ‘exceto terceiros’, é disponíbilizado o campo ‘Intervalo
de tercerios’ onde selecionamos os tercerios a excluir.

3. Regras de Artigos............................................................................

Saldo outros armazéns se saldo insuficiente – a usar apenas quando o armazém não
movimenta stock negativo, para mostrar as existências do artigo noutros armazéns,
quando a quantidade colocada no lançamento leva potencialmente o stock a negativo.
Quando o saldo for insuficiente para satisfazer determinado movimento pode ser
apresentado automaticamente as existências nos outros armazéns. Se a série permitir
movimentos de vários armazéns, a satisfação do pedido pode prosseguir mediante
indicação do(s) armazém(s) correspondente(s). Caso contrário, o utilizador ficará a
saber as quantidades existentes, mas só as poderá utilizar após a transferência do artigo
do respectivo armazém para o da série.
Prefixo de artigo a usar - Ao configurar o prefixo de artigo nas regras de artigo do
documento, neste apenas poderão ser movimentados os artigos que comecem pelo
prefixo indicado.

100
Tipo de restrição de artigos - Em opção ao prefixo de artigo, podem ser usadas listas de
artigos para restringir as movimentações dos mesmos nos documentos: ‘só famílias’;
‘exceto famílias’; ‘só grupos’; ‘exceto grupos’. Consoante a opção selecionada ficam
disponíveis os campos correspondentes.

4. Diversos

Lista de documentos a regularizar - permite definir se a série de documentos atual,
apenas aceita lançamentos que sejam importados da lista de documentos configurada
nesta opção. Se pretende limitar quais as séries que pode regularizar, esta lista deve
conter a lista dessas séries.

Campos obrigatórios - Esta opção permite definir quais os campos obrigatórios a
preencher aquando da elaboração do cabeçalho de documentos, bastando para tal
selecionar os mesmos no quadro abaixo.

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Configuração de ecrã de documentos - Permite definir o layout dos documentos. No
primeiro quadro ‘Opções’ é possível parametrizar o detalhe dos lançamentos de um
documento. Em ‘Separadores de Informação’ é possível redefinir os campos de todos
os separadores que compõem o layout do documento.

Localização - Permite fixar a localização nas séries de documentos, para que ao
efetuar o documento não seja necessário escolher a localização. Não esquecer, que
deve ter o armazém fixo no documento para que este campo fique ativo.

5. Alertas

Alerta sobre a data de sistema - Ao configurar esta opção com o numero de dias x, o
programa irá avisar se existir uma diferença de mais do que x dias entre a data do
documento e a data do sistema.
Número máximo de dias para regularização - Esta funcionalidade possibilita um alerta
para que um utilizador seja avisado quando terminados documentos têm de ser
regularizados de modo que a empresa não cometa ilegalidades, isto é, existem
documentos que legalmente têm um prazo para que a sua regularização seja executada.
Por exemplo, as vendas à consignação.

6. Resumos de documentos

Os resumos de documentos servem para resumir a informação dos documentos, como
o nome indica. São documentos que irão conter outros documentos, podendo ser elaborados
manualmente ou automaticamente.

6.1. Configuração de resumos
Os resumos podem ser de dois tipos:

Resumos de documentos
Documentos resumo
Ambos estão apenas disponíveis para clientes nacionais (não são suportados clientes
intracomunitários ou extracomunitários, apenas para documentos de venda). Os documentos
de origem não devem ter a regra de ‘Gerar lançamentos pendentes’, pois o que será
regularizado pelo resumo será o cabeçalho e não as linhas de lançamento.
Para criar ambos os tipos de resumo, é na tabela de configuração de documentos
(‘Configurações –> Tabelas da Gestão Comercial –> Documentos –>Configuração de séries->
Documentos de resumos).

6.1.1. Resumos de documentos
Os resumos de documentos são documentos obsoletos e deixaram de ter suporte uma
vez que este documento era informal, não passível de reporte em SAF-T. Estes não
movimentam conta corrente nem contabilidade.

6.1.2. Documentos Resumo
Os documentos de resumo podem ser documentos legais (ex: fatura – que será resumo
de guias de remessa). Por causa desta caraterística, o IVA do documento não será o
somatório dos IVA’s dos documentos que lhe pertencem, mas sim a aplicação das diversas
taxas de IVA às bases de incidência, nessas sim, será o somatório dos documentos que
integram o resumo. São documentos que podem aceder à conta corrente.
Na identificação da série, a opção tipo de resumo escolhida deve ser ‘Documento
Resumo’. Para que a sua geração possa ser automática, deve ter uma numeração sequencial.

Como pode ser um documento certificado, a opção de certificação de documentos
fica disponível, como as regras de assinatura de documentos (manual ou automática). Deve
também ser classificado para o SAF-T.

No separador configuração da Série de documentos e no grupo ‘Integração
contabilística’, caso seja um documento que movimente conta corrente (ex: fatura), deve
ser criado e associado o código de movimento base do documento (no exemplo abaixo A052),
de acordo com as regras normais de classificação dos documentos.

Na configuração da série de documentos e no grupo ‘Diversos’, na opção ‘Lista de
documentos a regularizar’, devem ser colocados os documentos que irão ser usados para o
resumo. Selecionando os “...” no final da linha , consegue-se ter acesso à lista dos
documentos a adicionar. Estes documentos apenas serão documentos que não movimentem
contas correntes.

6.2. Elaboração de resumos
Os documentos resumo podem ser elaborados de uma forma manual ou automática.
Para elaborar os resumos manualmente, deve-se ir à opção ‘Os Meus Documentos’ e escolher
a série de resumos correspondente.

Para elaborar os resumos manuais, deve ser criado o cabeçalho e nas linhas de
lançamento serem escolhidos os documentos a ser incluidos no resumo.

Para elaborar os resumos automaticamente, deve ser usada a automatização
disponível em ‘Gestão Comercial -> Documentos ->Processamento de Documentos -> Resumo
Automático’.

Permite escolher qual a série de resumos, o cliente inicial e final, e a data inicial e
final. Irá gerar os resumos na série correspondente (Rxxx).

7. Agrupamento de documentos

A opção de agrupamento de documentos tem uma funcionalidade semelhante ao
documento resumo, tendo algumas características distintivas:

agrupa as linhas com as mesmas características (preço, desconto), somando as
quantidades;

apenas funciona com artigos lineares (não funciona com artigos com agregações
nem multidimensionais);
pode ter uma ou mais séries de origem;
apenas uma série de destino;
a série de destino ou as séries de origem não podem movimentar stock – erro de
configuração;
apenas serve para clientes nacionais.

7.1. Configuração de documentos
Na tabela de configuração de documentos (‘Configurações –> Tabelas da Gestão
Comercial –> Documentos –> Configuração de séries - > Séries de Documentos’ ), é
necessário criar os documentos necessários para usar o agrupamento.
Deve criar-se um documento de destino (ex: fatura), e um ou vários documentos de
origem (ex: guias de transporte ou remessa).

A criação destes documentos é a normal no ARTSOFT, sendo que ou os documentos
de origem ou o documento de destino devem movimentar stock (caso contrário, irá dar erro
na configuração).

Na tabela de configuração de agrupamento de documentos (‘Configurações –>
Tabelas da Gestão Comercial –> Documentos –> Diversos -> Agrupamento de Documentos’) ,
é necessário criar a tabela de agrupamentos.

Nesta tabela de configuração, para além do número e do nome do agrupamento de
documentos, é necessário colocar:
Lista de clientes – lista de clientes cujos documentos irão ser utilizados para o
agrupamento de documentos. Podem ser usados os ‘:’ (dois pontos) para designar um
intervalo de clientes, e o separador ‘;’ (ponto e vírgula) para designar clientes
individuais;
Série Destino – documento destino e que irá resumir os documentos incluidos na lista
de documentos;
Séries de origem – documentos origem a ser incluídos no agrupamento de documentos.

7.2. Elaboração de agrupamento de documentos
Para elaborar os resumos automaticamente, deve ser usada a automatização
disponível em, ‘Gestão Comercial -> Documentos -> Processamento de Documentos->
Agrupamento de documentos’.

Neste ecrã, normalmente, escolhe-se qual a data inicial e final para a elaboração
dos documentos. No final da elaboração, dará uma mensagem sobre os documentos
elaborados, em que o utilizador poderá visualizar os mesmos.

Nos lançamentos dos documentos gerados estará a informação dos documentos de
origem.

8. Arquivo Eletrónico de documentos

Permite o armazenamento dos documentos de forma segura.

8.1. Arquivo eletrónico (impressão)
Este arquivo eletrónico cria, na diretoria para arquivo indicada, um único ficheiro
por série, em formato PDF, com todos os documentos do mês que se selecionar.
Vai guardar para um pdf único por série, os documentos de determinado mês, ficando
os mesmos arquivados na diretoria Arquivo/DOC/ANO-MÊS do ficheiro de trabalho. Nesta
exportação são contemplados todos os documentos fiscalmente relevantes, por exemplo
faturas, notas de crédito.
Na configuração das séries é necessário que tenha definido qual o formulário a ser
utilizado para arquivo digital. Deve aceder a ‘Configurações -> Tabelas da Gestão Comercial

- > Documentos -> Séries de documentos’ , selecionar a série pretendida e no grupo ‘Emissão/
Impressão de documentos - > Emissão de documentos - > Formulário arquivo eletrónico’,
definir o formulário a utilizar.

Para aceder à funcionalidade propriamente dita, depois de efetuar as configurações
indicadas, aceder a ‘Gestão comercial -> Documentos -> Operações diversas -> Arquivo
eletrónico (impressão)’. Vai surgir um ecrã, onde deve ser indicado qual o mês para o qual
pretende gerar o arquivo.

Ao clicar em ‘OK’, vai ser gerado para a diretoria para arquivo, os pdf’s relativos a
cada uma das series de documentos (um pdf único por série, isto é, se em determinado mês
tiverem sido emitidas 10 faturas de uma determinada série, vai ser gerado um pdf agrupado
com os 10 documentos).

8.2. Arquivo eletrónico (Índice)
Para aceder a esta funcionalidade deve aceder a ‘Gestão comercial - > Documentos -

Operações diversas - > Arquivo eletrónico (índice)’.
Através desta funcionalidade é possível gerar um ficheiro índice dos documentos
exportados para arquivo. Este ficheiro exportado é um ficheiro XML semelhante ao ficheiro
SAF-T, onde vão constar todos os documentos que foram exportados para arquivo digital.
Neste ficheiro vão constar os artigos, documentos e detalhe dos respetivos documentos.

112
O ficheiro de índice vai ser colocado na diretoria para arquivo à semelhança do
arquivo eletrónico de documentos.

8.3. Arquivo eletrónico (documentos com selo eletrónico)
Os documentos que já se encontravam assinados com um Selo Eletrónico Qualificado,
não eram incluídos neste ficheiro PDF ou então consumiam mais um selo.
A partir da versão 25 do ARTSOFT, a impressão de documentos assinados com Selo
Eletrónico Qualificado passa a ser controlada, e esses documentos já são incluídos, sendo
gerado um novo ficheiro PDF sem, no entanto, consumir mais um selo.
Nas ‘Informações do documento -> Informação’ passa a estar disponível uma opção
nas regras que indica se o documento foi assinado com Selo Eletrónico Qualificado. Sempre
que o documento gera um PDF assinado com Selo Eletrónico Qualificado, a opção do
documento é ligada.

10. Pesquisa de centros de custo ordenável

10.1.Consulta de centros de custo
A janela de consulta de centros de custo a atribuir nos documentos, no separador
‘Documento -> Contabilidade’ , passou a permitir ordenações e pesquisas por qualquer
campo. Desta forma, quando existirem listas com muitos centros de custo associados torna
mais célere o processo de colocação do centro de custo correto, agilizando a elaboração dos
documentos.

10.2.Alterar centro de custo e subclassificação em documentos assinados
Atendendo a que os dados relacionados com a contabilidade não interferem com a
valorização dos documentos, a sua modificação também não implica alteração de dados
legais, por isso, foi disponibilizada a possibilidade de se alterarem os centros de custo e a
subclassificação contabilística em documentos já assinados.

Artigos

1. Stocks mínimos, máximos e de aprovisionamento

No registo de artigo, no separador específicos, devem ser introduzidos no separador
‘Stock’:

114
Stock mínimo – stock abaixo do qual a empresa tem uma grande possibilidade de entrar
em rutura de stock;
Stock de aprovisionamento – stock a partir do qual devem ser geradas encomendas a
fornecedores ou produção do artigo, de forma que este não atinja o stock mínimo;
Stock máximo – stock a partir do qual devem ser tomadas medidas para baixar o stock
do artigo (promoções, descontos, etc), de forma a diminuir o stock do artigo.

Se estes parâmetros forem definidos para o registo principal, irão ser “herdados”
para todos os armazéns, ficando todos os armazéns associados aos valores introduzidos nos
campos. No entanto, os campos de gestão de stocks dos artigos para os armazéns associados
à empresa não assumem os valores introduzidos quando temos o armazém geral selecionado.
Caso se necessite de ter este parâmetro por armazém, deve ser atualizado no respetivo
armazém.

115
1.1. Gestão de encomendas de clientes
De forma a garantir uma correta gestão de stocks, devemos ter em conta não só o stock
existente em armazém, mas também a previsão de stock que iremos ter em conta através
das encomendas de clientes que temos em carteira.
Para tal, deve-se registar no ARTSOFT as encomendas de clientes, mesmo que não sejam
para entrega imediata, de forma a termos uma noção do saldo previsível do artigo.
As séries de registo de encomendas de clientes podem ter propriedades diferentes,
consoante o objetivo final:
Séries que apenas atualizam o stock previsível - não afetam o stock real, mas permitem
ter uma previsão do stock que iremos necessitar;

Séries que atualizam o stock real (encomendas que cativam stock) – afetam o stock
previsível e o stock real. Este stock irá ficar cativo e só poderá ser utilizado na
satisfação das encomendas que o cativaram.

116
Ao elaborar as encomendas de clientes, estas atualizam o registo do artigo no campo de
quantidades encomendadas de clientes. Se a encomenda não cativar stock, apenas atualiza
no campo ‘Quant. encomendada a clientes’.

Se a encomenda cativar stock, atualiza no campo ‘Quant. encomendada a clientes’ e o
campo ‘Encomendas cativas’. Todos os restantes campos são calculados em função destas
quantidades.
No exemplo, embora existam 19 unidades em existências, apenas estão disponíveis 9
para fornecer a clientes. Já o saldo previsível mostra que existindo outras quantidades
encomendadas por clientes, o saldo previsível é negativo, pelo que se deve efetuar uma
reposição de stocks, com a compra efetiva ou então encomendar a fornecedor de forma a
poder fornecer todas as encomendas em carteira.

1.2. Gestão de encomendas de fornecedores
De forma a garantir uma correta gestão de stocks, devemos ter em conta não só o
stock existente em armazém, mas também a previsão de stock que iremos ter em conta
através das encomendas de fornecedores que iremos receber.
Para tal, deve-se registar no ARTSOFT as encomendas de fornecedores, mesmo que
não sejam para entrega imediata, de forma a termos uma noção do saldo previsível do
artigo.
As séries de registo de encomendas de fornecedores que apenas atualizam o stock
previsível - não afetam o stock real, mas permitem ter uma previsão do stock que iremos
ter disponível, devem ter a opção ‘Série movimenta previsões stocks’ ativa, nas regras de
controlo da série #1 nos documentos de encomendas de fornecedor.

No seguimento do exemplo anterior, tendo em conta que iremos ficar com stock
previsível negativo, deve-se registar uma encomenda a fornecedor, de modo que o saldo
previsível fique positivo ou que satisfaça todas as encomendas de clientes registadas, assim

como o valor das existências seja superior ao valor introduzido no campo de
aprovisionamento no quadro de Stocks.
Neste exemplo, optamos por efetuar uma encomenda a fornecedor de 15 unidades,
este valor é suficiente para satisfazer todas as encomendas de registada e ainda ficam
disponíveis 14 unidades, como podemos verificar no campo ‘Saldo previsível’.

1.3. Análise de encomendas
Para analisar as encomendas que estão pendentes de satisfação, quer de clientes
quer de fornecedores, o ARTSOFT disponibiliza essa informação num ecrã de ‘Análise de
documentos’, que permite efetuar filtros pelas séries, por datas de documentos, por
vendedor, por cliente e por fornecedor (caso se esteja a analisar encomendas pendentes de
clientes ou de fornecedores).
Esta análise encontra se em ‘Gestão Comercial-> Documentos-> Análise de
documentos’ , permite consultar o número de encomendas, bem como o conteúdo das
mesmas, de forma a ter uma visão dos valores em negócio potenciais para faturação.

É possível, também, a partir do registo de artigo consultar as encomendas pendentes
que existem para o mesmo, utilizando o botão de consulta de encomendas.
Este botão está disponível tanto para as encomendas cativas, como para as
encomendas de clientes e de fornecedores.

1.4. Alertas e relatórios
De forma a automatizar a informação disponibilizada sobre stocks no ARTSOFT,
podemos utilizar vários mecanismos:

Canais de alerta;
Notificações de eventos;
Avisos nos documentos;

Relatórios.

Canais de alerta
É possível definir por utilizador /grupo de utilizador os alertas que os utilizadores
irão receber ao entrar no ARTSOFT. Para aceder às consultas de alertas, deve selecionar
a opção ‘Empresa -> Consulta de Alertas’.
Estes alertas podem ser por stock mínimo, por stock máximo (em excesso de
stock), por stock de aprovisionamento (ponto de encomenda), entre outros, e podem ser
definidos por armazém.

Notificações
É possível definir por utilizador que notificação irá receber, e sobre que alertas e
artigos que serão emitidas. Estas notificações podem ser enviadas para o sistema, por email
ou por SMS para os utilizadores configurados.
Para tal, aceder a ‘Configurações -> Tabelas Diversas -> Notificações de eventos’ e
parametrizar as notificações para a gestão de stocks.

No campo ‘Lista a Notificar’ poderá introduzir lista de endereços. O botão “i” na janela
de configuração indica como pode ser configurado este campo.
Na opção de notificações ( ‘Empresa -> Notificações’ ), os utilizadores podem consultar
a notificação correspondente. É possível, também, configurar uma barra lateral por
utilizador, de forma a ver apenas as notificações, em ‘Ajuda-> Ver-> Barra de notificações’.

Avisos nos documentos
Ao efetuar o lançamento nos documentos, o ARTSOFT avisa os utilizadores de que
os artigos atingiram o stock mínimo, de aprovisionamento ou de stock máximo. Para que
esta notificação seja espoletada, basta ter as parametrizações relativas à gestão de
stocks nos artigos.

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Relatórios
O ARTSOFT tem nativas uma série de listagens de apoio à gestão de stocks
(artigos, inventário, lançamentos de documentos, resumo), no menu ‘Gestão Comercial

- > Artigos -> Relatórios’.

3. Artigos sem controlos especiais com localização

Em artigos que não tenham controlos especiais (lotes, datas de validade, números
de série, multidimensões, etc.) passou a ser possível inserir quantidades diferentes em
localizações distintas de armazém. Para usufruir desta funcionalidade é necessário ativar a
opção ‘Várias localizações’ no controlo do registo da ficha de artigo.

Para os artigos com controlos especiais devem ativar a opção ‘Suporte logístico’ nos
controlos especiais e inativar a opção ‘Várias localizações’ do separador ‘Controlo’, de modo
a conseguirem obter o mesmo funcionamento.
Ao efetuar um documento com um artigo deste tipo, é aberto o ecrã de localização,
solicitando as quantidades e respetivas localizações.

Posteriormente, na ficha de artigo, no separador ‘Rastreabilidade’, grupo
‘Localização’ é possível consultar as quantidades em cada localização.

4. Consulta de agregação e localização no controlo de artigos

Para facilitar ao utilizador a escolha da agregação que pretende selecionar na janela
de ‘Consulta de controlo de artigos’, na elaboração de documentos, de acordo com a sua
localização, foram adicionadas colunas com o controlo principal do artigo e respetiva
localização, para identificação do lote/data de validade do artigo.

5. Deslocalização de artigos

Passou a ser possível que artigos com localizações definidas possam deslocalizar
parte ou a totalidade das quantidades existentes em determinada localização para outra,
através do ARTSOFT, uma vez que esta funcionalidade só era possível realizar através dos
serviços nos dispositivos móveis.
É necessário aceder à entrada de menu em ‘ Gestão Comercial -> Artigos -> Operações
Diversas -> Deslocalização de artigos ’ e aí proceder à indicação do armazém, do código de
artigo, da localização de origem, da quantidade e da localização de destino do artigo a
deslocalizar.

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No registo do artigo no separador de ‘Rastreabilidade -> Localização’ temos os
registo das operações, se o artigo tiver multilocalizações.

Relembramos que os artigos com a opção ‘Multilocalização’ ativo, no separador
‘Geral -> Controlo’ , não pode ter a definição do campo ‘Localização por armazém’ no
separador dos ‘Específicos’.
A distribuição dos stocks por localizações é efetuada no documento de entrada.
Podem-se deslocalizar artigos normais, com agregações e com várias localizações.

6. Localização por armazém

Existe no ARTSOFT uma funcionalidade de consulta de localizações, para tal basta
aceder à opção ‘Gestão comercial -> Artigos -> Operações diversas -> Localização de
Artigos’. Neste browser as pesquisas estão disponíveis por armazém e por localização.

7. Movimentação de artigos relacionados

Esta opção serve para movimentar um artigo adicional ao artigo original, sendo
utilizada normalmente para tratamento de ecotaxas e ecovalores.

7.1. Configuração
7.1.1. Artigo de movimento relacionado
Deve ser criado um artigo de movimento relacionado, com um nome alusivo ao
tratamento que irá se efetuado (ex: eco-taxa). Estes artigos normalmente têm como
característica não controlar stocks, PMCP e CMVMC. Para além disso, na categoria fiscal
devem ser classificados como impostos.

7.1.2. Tabela de movimentos relacionados
Esta tabela de movimentos relacionados irá ser associada aos artigos que irão
movimentar também os artigos de ecotaxas. Este tipo de relações estabelecidas entre
artigos são definidas na tabela de ‘Movimentação Relacionada de Artigos’, localizada em
‘Configurações -> Tabelas da G.Comercial -> Artigos -> Classificações/Automatismos ->
Movimentos relacionados de artigos’.

Abaixo segue a descrição de cada campo:
Nº. - Código que identifica o movimento relacionado.
Artigo - Código do artigo que será movimentado através do movimento relacionado.
Permite tecla de localização ‘+’.
Tp. Valor - Neste campo deve ser definido o tipo de cálculo do valor a ser utilizado pelo
movimento relacionado. Permite as seguintes opções:
% Lançamento - o valor do movimento relacionado será uma percentagem (definida
na coluna valor) do valor do lançamento original.
Valor Manual - permite inserir o valor do movimentado relacionado, independente
do valor do movimento original.
P. Venda 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 ou 9 - o valor do movimento relacionado será o
Preço de Venda 0, 1, 2 , 3 ,4 ,5, 6, 7, 8 ou 9, conforme selecionado.
Últ. P. C. Fornecedor - o valor do movimento relacionado será o último preço de
custo do fornecedor.
P. Neg. Fornecedor - o valor do movimento relacionado será o preço negociado com
o fornecedor.
Preço Reposição - o valor do movimento relacionado será o preço de reposição do
artigo.
Últ. Preço Custo - o valor do movimento relacionado será o último preço de custo.
Preço M.C.P. - o valor do movimento relacionado será o preço médio de custo
ponderado.
Valor - neste campo deve ser definido o valor ou percentagem do movimento
relacionado. Este campo somente está disponível quando o ‘Tp. Valor’ selecionado for
‘Valor Manual’ ou ‘% Lançamento’.
Tp. Quantidade - neste campo deve ser definido o Tipo de cálculo da quantidade, sendo
permitida as seguintes opções:
% Lançamento - a quantidade do movimento relacionado será uma percentagem
(definida a coluna quantidade) da quantidade do lançamento original.

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Múltiplo Lançamento - neste tipo de movimento por cada X (definido na coluna
quantidade) unidades movimentas pelo lançamento original será movimentada 1
quantidade do artigo definido no movimento relacionado.
Manual - permite inserir uma quantidade a ser movimentada, independente da
quantidade do movimento original.
Quantidade - este campo pode ser um valor ou uma percentagem, conforme o Tp. de
quantidade definido.

7.1.3. Associação ao código de artigo
No registo do artigo, no separador ‘Geral’, no Quadro ‘Relação com outros artigos’,
deve ser selecionado o tipo de movimento ‘Tabela de mov.’. Ao escolher esta opção,
permite escolher no campo ‘Cod.Tabela Movim’ qual o código da tabela criada no ponto
anterior que o artigo irá usar, até 4 códigos em simultâneo.

Como exemplo para a utilização deste tipo de movimento pode-se citar os seguinte
exemplos: Ecopilhas, ecopneus, ecotaxa, taxa de retenção, imposto de álcool, etc.

7.1.4. Ativação de regra na parametrização dos documentos
Para que este automatismo funcione é necessário ainda configurar na regra de
controlo da série, o campo ‘Movimentos relacionados englobados’ = sim

Esta opção guarda o valor dos artigos relacionados no próprio lançamento que poderá
ser apresentado ao cliente adicionado ao preço total, ou pode ser apresentado em coluna
separada (recomendado).
Esta opção quando ativa indica, então, que o documento permite efetuar
movimentos relacionados de artigos.
Ao ativar a opção ‘Movimentos relacionados separados’, permite gerar
automaticamente lançamentos de artigos relacionados com o do artigo movimentado se
constarem na ficha de artigo/separador ‘geral/relacção com outros artigos).

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Exemplos de utilização:

movimentar taras automaticamente, oferta de ‘X’ produtos ‘B’ por cada
múltiplo de ‘Y’ do produto ‘A’
Processamentos de ecotaxas
Retenções na fonte

A opção ‘Gerar movimentos relacionados’ na importação pode ou não estar ativa.
Ao efetuar a importação de lançamentos de artigos relacionados, pode acontecer que os
movimentos importados já contenham os artigos relacionados ou não. Se a importação não
contiver artigos relacionados ao ativar esta opção no ARTSOFT é calculado o valor dos
artigos relacionados ou gera os respetivos lançamentos consoante a configuração colocada
nas opções anteriores (Movimentos relacionados separados ou movimentos relacionados
englobados).
Os movimentos relacionados gerados nos documentos não podem ser alterados.

7.2. Utilização
Ao elaborar documentos em que entram artigos com movimentos relacionados, estes
só serão calculados ao finalizar o documento, mesmo que o documento seja provisório.
Dependendo da configuração do documento, o movimento relacionado será visível ou não
no lançamento.

Enquanto na primeira imagem, o movimento da eco-taxa está num lançamento
separado, portanto separado do preço do produto, na outra imagem o movimento da eco-
taxa está incluido no lançamento, ou seja o preço do produto já inclui o valor da eco-taxa.

Extratos de documentos

1. Extrato por movimentos de valor

Quando num circuito documental existem séries de documentos que movimentam
stock (por exemplo guias) cujos lançamentos são regularizados por outras séries que não
movimentam stock (por exemplo faturas), de modo a evitar a dupla movimentação de
existências, nos extratos de lançamentos ou na consulta de movimentos esses movimentos
não seriam refletidos.
Desta forma, foi criada uma nova chave de navegação, semelhante à que movimenta
stock, mas a movimentar por valor.
Para usar esta funcionalidade, tem de se aceder à configuração da empresa (menu
‘ Configurações -> Configurar Empresa -> Gestão Comercial-> Parâmetros’ e ativar a opção
‘ Extrato por movimentos de valor’.

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XML Servcice

XML Interface ÍNDICE Serviço ArtXMLServer Configuração do ArtXmlServer ...